6.3 Workflow: Antragswesen

In vielen Unternehmen sind – auch sich oft wiederholende Arbeitsabläufe – häufig noch durch Zettelwirtschaft und undurchsichtige Transportwege geprägt. Schlecht strukturierte und händisch auszufüllende Office-Vordrucke werden mittels Verteiler an an einen oder mehrere Mitarbeiter geschickt, die für die Bearbeitung vorgesehen sind. Nicht selten gehen die Vordrucke auf dem Transport verloren oder geraten unter großen Papierstapeln in Vergessenheit. Die Folgen sind fehlende oder unvollständige Dokumente für den betreffenden Geschäftsprozess, woraus für die weitere Nachbearbeitung insbesondere wegen der fehlenden Transparenz erheblicher Aufwand und Zeitverzug verursacht wird.

Diese Problematik lässt sich durch den Einsatz einer digitalen Workflow-Lösung beheben. Sie ist dadurch gekennzeichnet, dass häufig wiederkehrende – auch komplexe – Arbeitsabläufe von Geschäftsprozessen IT-gestützt abgewickelt werden können. Die Prozesse lassen sich vereinfachen, beschleunigen und ggf. sogar automatisieren. Voraussetzung ist eine gut strukturierte Abbildung der Arbeitsabläufe, die verbindliche Festlegung der Kommunikationswege und die geschickte Einbindung der verantwortlichen Unternehmenshierarchie.

Das Ergebnis ist eine hohe Transparenz durch den Blick auf den jederzeit aktuellen Bearbeitungsstatus und die daraus resultierende Priorität des Vorgangs. Dadurch, dass diese Informationen zentral allen Beteiligten zugänglich sind, wird ein gewisses „Ziehen“ und „Drücken“ des Vorgangs möglich, was sich wiederum positiv auf das Zeitverhalten des Vorgangs und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern auswirkt. Der digitale Workflow spart den Mitarbeitern, den Vorgesetzten und der Personalabteilung Zeit und Ärger. Gleichzeitig werden die Geschäftsprozesse rationalisiert, standardisiert und transparenter.

OBS bietet mit dem Modul webTime den digitalen Workflow in Verbindung mit dem ESS an, um die Genehmigung von Nahmeldungen in der Zeiterfassung und Anträgen verschiedener Kategorien IT-gestützt abzuwickeln.