1.2.10 Periodenabschluss starten

Mit der Funktion Periodenabschluss starten des Programmssystems wird zunächst der Personenkreis ausgewählt, für den ein Periodenabschluss durchgeführt werden soll.

Hierzu können durch Aktivieren der Kontrollkästchen für die Organisationselemente

  • Person,
  • Personengruppe,
  • Kostenstelle
  • Abteilung,
  • Bereich und
  • Firma

gleichzeitig auch die dazugehörigen Kombinationsfelder zum Öffnen freigegeben werden. In den Kombinationsfeldern befinden sich die Inhalte der entsprechenden Datenbanktabellen, aus denen  jetzt die gewünschten Datensätze ausgewählt werden können. Wurden mehrere Organisationselemente ausgewählt, so wird der Ausgabeumfang durch eine oder mehrere logische UND-Verknüpfungen eingeschränkt.  Damit lässt sich steuern, dass zum Beispiel nur die Daten der Mitarbeiter ausgegeben werden, die zur Personengruppe “Angestellte” und gleichzeitig zur Abteilung “Verwaltung” gehören. Erstmalig wird das Formular mit dem aktivierten Kontrollkästchen Gesamt geöffnet, womit alle Mitarbeiter ausgewählt sind. Durch Aktivieren eines beliebigen anderen Kontrollkästchens der Organisationsstruktur wird das Kontrollkästchen Gesamt automatisch deaktiviert. Bei den Folgeaufrufen wird das Formular mit den zuletzt aktivierten Einstellungen geöffnet.

Im Kombinationsfeld Monat  wird der Monat ausgewählt, für den der Periodenabschluss durchgeführt werden soll. Mit dem Kontrollkästchen darunter kann ein ausführliches Protokoll angefordert werden.

Bewegt man den Mauszeiger über die Tabellenüberschrift und betätigt die linke Maustaste, öffnet sich ein Fenster, in dem unterschiedliche Sortiermöglichkeiten eingestellt werden können.

Der Periodenabschluss errechnet für den ausgewählten Personenkreis aus den während des Monats aufgelaufenen Zeitkonten die Lohnarten. Das Ergebnis des Periodenabschlusses bildet den Input für die Lohnartenliste .  Die Lohnartenliste ist auch die Basis für den Export der Daten in ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem.

Der Periodenabschluss wird nur durchgeführt, wenn für alle Tage der Periode korrekte Tagesabschlüsse durchgeführt wurden. Im Fehlerfall wird eine Fehlernummer und eine Kurzbeschreibung des Fehlers protokolliert. Nach dem ersten Fehler wird der Periodenabschluss für die betreffende Person abgebrochen und mit dem Periodenabschluss der nächsten Person begonnen.

Wichtige Bearbeitungsschritte:

Beim Periodenabschluss werden alle Zeitkonten nach Lohnarten summiert. Diese Summenzeiten werden in der Lohnarten-Tabelle gespeichert. Diese Speicherung erfolgt auf allen für die Personengruppe des Mitarbeiters freigegebenen Zeitkonten. Der Periodenabschluss bearbeitet alle Personen unabhängig von den Schichtprogrammen. Zu jeder Person bearbeitet er alle Tage innerhalb der Periode. Die Länge der Periode richtet sich nach dem Abrechnungsintervall des übergeordneten Lohn- und Gehaltssystems (typisch 1 Monat). Das Startdatum der Periode ist das um 1 erhöhte im Personenstammsatz abgespeicherte letzte Periodenabschlussdatum. Das Enddatum der Periode ist das aktuelle Datum um 1 erniedrigt.

In den meisten Fällen wird als Periode ein Monat gewählt. Der Periodenabschluss kann dann z.B. jeweils am 1. Tag eines Monats gestartet werden. Es kann aber auch als Periode eine Woche oder ein anderer beliebiger Zeitraum gewählt werden. Sollte bei den Berechnungen des Periodenabschlussprogramms ein Fehler auftreten, so wird dieser Fehler im Fehlerprotokoll vermerkt. Der Periodenabschluss dieser Person wird abgebrochen. Wenn beim Periodenabschluss Warnungen auftreten werden diese ebenfalls im Fehlerprotokoll vermerkt. Die Berechnungen werden jedoch fortgesetzt. Der Periodenabschluss kann ordnungsgemäß beendet werden. Der Periodenabschluss kann beliebig oft wiederholt werden.

Wenn innerhalb der Periode ein noch nicht abgeschlossener Tag existiert, so kann der Periodenabschluss für diese Person nicht durchgeführt werden. Es erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung im Fehlerprotokoll. Der Periodenabschluss dieser Person wird abgebrochen. Es wird mit der nächsten Person fortgefahren. Bevor bei einem solchen Fehler der Periodenabschluss nachgeholt werden kann, muss zuerst der fehlende Tagesabschluss nachgeholt werden.

1.2.11 Jahresabschluss

Der Jahresabschluss ist ein reines Batchprogramm. Dieses Programm ist unabhängig von den Tages- und Periodenabschlüssen. Aufgabe des Jahresabschlusses ist es, die Urlaubfelder “Vorvorjahr”, “Vorjahr”, “aktuelles Jahr” und “nächstes Jahr” im Personenstamm zu “verschieben”.

Wichtig: Der Resturlaub aus dem Vorjahr wird dagegen bei jedem Tagesabschluss mit Termin für das Vorjahr neu bestimmt.

 

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