6.1 Meine Daten

In dem Zusatz-Modul Meine Daten sind Funktionen zusammengefasst, mit denen der Mitarbeiter browserbasiert auf seine persönlichen Daten zugreifen kann.

6.1.1 Konten

Hierzu gehören diverse Konten, die im unteren linken Bereich der Anwendung angezeigt werden.

  • aktueller Saldo: mein Überstunden-Saldo vom Vortag

Für den Urlaub werden für das laufende und optional auch das darauffolgende Jahr jeweils 6 unterschiedliche Konten angezeigt:

  • Anspruch: mein Urlaubsanspruch in Tagen im aktuellen Jahr zuzüglich der Resturlaubtage des vergangenen Jahres
  • genommen:mein genommener Urlaub im aktuellen Jahr bis zum heutigen Tag inklusive Rest- und Sonderurlaub
  • nicht genommen: mein nicht genommener Urlaub im aktuellen Jahr inklusive Rest- und Sonderurlaub
  • beantragt: mein beantragter Urlaub im aktuellen Jahr
  • genehmigt: mein genehmigter Urlaub im aktuellen Jahr, der per Antragsworkflow oder direkt durch die HR-Abteilung genehmigt wurde.
  • unverplant: mein unverplanter Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr

Im Rahmen des Customizing kann festgelegt werden, ob auch

  • das Mehrarbeitssaldo (MEAS),
  • das Jahresarbeitszeitkonto (JAZ),
  • vorläufig genehmigter Urlaub und
  • der Zusatzurlaub

angezeigt werden sollen.

6.1.2 Buchungsprotokoll

Das Buchungsprotokoll zeigt für den angemeldeten Mitarbeiter in zeitlicher Reihenfolge alle an einem auswählbaren Tag im Rahmen des Personalzeitmanagement erfassten Buchungen. In den Spalten werden neben Datum und Uhrzeit auch die Abkürzungen für die Meldungsart angegeben:

  • KOMM steht für Kommen
  • GEHT für Gehen
  • KSTW für Kostenstelle wechseln/erfassen
  • FEZA für den Anfang einer Fehlzeit

Bei einer FEZA-Buchung wird in der Spalte Grund/Kost das Kürzel für den Fehlzeitgrund angegeben, das vom Kunden frei gewählt (Customizing) werden kann und vom Mitarbeiter bei der Erfassung der Meldung eingegeben werden muss. Die Spalte Bezeichnungenthält den Klartext für das Fehlzeit-Kürzel.

Die letzte Spalte gibt Auskunft über den Bearbeitungsstatus der Meldung, der insbesondere dann gesetzt wird, wenn es sich um Nachmeldungen des Mitarbeiters handelt, die im Rahmen des Workflows: Employee-Self-Service vom Vorgesetzten/Leiter noch zu bearbeiten sind. Zudem ist das Statusfeld unterschiedlich eingefärbt Es werden die folgenden Bearbeitungszustände unterschieden:

  • gelb:    Buchung zur Genehmigung beantragt
  • grün:    Buchung genehmigt
  • rot:       Buchung abgelehnt

6.1.3 Stempelkarte

In dieser Funktion kann sich der angemeldete Mitarbeiter seine Zeitbuchungen für den aktuellen oder einen vergangenen Kalendermonat anschauen. Der Aufbau dieser Auskunftsfunktion wurde dem der konventionellen Stempelkarte nachempfunden, was erheblich zum Verständnis und zur Transparenz beiträgt. Diese „digitale Stempelkarte“ hat natürlich noch weitere enorme Vorteile bezüglich des Umfangs und der Präsentation der Informationen. Wochenenden werden farblich abgesetzt, Tage mit fehlerhaften oder fehlenden Buchungen sowie Abweichungen von den Sollwerten werden rot gekennzeichnet usw. Der Ausgabeumfang der Stempelkarte kann durch Setzen eines Häkchens im entsprechenden Feld noch um die stornierten und ungenehmigten Buchungen erweitert werden. Damit können eventuelle Unklarheiten geklärt werden.

Wurden zwischenzeitlich unter Erfassung Buchungen oder Nachmeldungen korrigiert, eingefügt oder gelöscht, so sind diese zwar im Protokoll sichtbar, jedoch wurden die entsprechenden Konten noch nicht automatisch aktualisiert. Dies kann durch Betätigen der Schaltfläche Neu berechnen (Bewerten) erzwungen werden. Diese Schaltfläche kann auf Kundenwunsch freigeschaltet werden.

Die gelbe Zeile unter der Stempelkarte ist eine Summenzeile für die monatlich aufgelaufenen Soll- und Istwerte und deren Differenz bzw. Saldo.

Sollte die Stempelkarte nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

Unterhalb der Stempelkarte schließt sich eine Tabelle an, in der die Summen verschiedener Zeitkonten für den – ggf. auch noch nicht abgeschlossenen – Monat angegeben werden. Auch diese Funktionalität ist kundenspezifisch aktivierbar.

Im Rahmen des Customizing kann weiterhin festgelegt werden,

  • ob die Fehlzeitgründe, das Jahresarbeitszeitkonto (JAZ) und das Mehrarbeitssaldo (MEAS) in der Stempelkarte angezeigt werden sollen
  • ob stornierte Einträge erscheinen sollen
  • ob Buchungen entsprechend ihrer Herkunft (Zeiterfassungsterminal, Softwareterminal oder Nacherfassung in der Stempelkarte) farblich unterschiedlich markiert werden sollen
  • Namen der Bearbeiter, deren Buchungen nicht gesondert markiert werden sollen

6.1.4 Dienstplan

Der Dienstplan stellt tageweise in zeitlicher Abfolge für einen einstellbaren Zeitraum die für den angemeldeten Mitarbeiter vorgesehenen Schichtprogramme dar. Die erste Spalte der Tabelle enthält das laufende Datum, das farblich unterschiedlich gekennzeichnet sein kann:

  • blau:    halber Feiertag
  • grün:    Feiertag
  • rot:       Sonntag
  • orange: Samstag

Durch Bewegen des Cursors über das Schichtprogrammkürzel in der Spalte Schicht werden der zugehörige Klartext und die Nettodauer (auch Sollarbeitszeit) der Schicht eingeblendet. Siehe auch SpalteDauer. Die Dauer ergibt sich aus der Differenz von Anfangszeitpunkt (Spalte Von) und Endzeitpunkt (Spalte Bis) der Schicht abzüglich der vorgesehenen Pausenzeiten.

Zur komfortablen Eingabe des Zeitfensters sind im oberen linken Bereich des Fensters oft gebrauchte Zeiträume in der Vergangenheit und Zukunft über das Optionsfeld anklickbar. Wird die Option Zeitintervall ausgewählt, so werden die beiden Datumsfelder unterhalb zur Eingabe freigegeben und es kann ein ganz individuelles Zeitfenster eingegeben werden, das auch in der Vergangenheit beginnen kann und über zwei Monate hinausgeht. In der Spalte Grund sind das Kürzel und die Bezeichnung einer geplanten Abwesenheit eingetragen. Wurde dem Mitarbeiter im Rahmen der Personaleinsatzplanung ein Arbeitsplatz zugewiesen, so ist dieser aus der letzten  Spalte Arbeitsplatz ersichtlich. In der unteren gelben Spalte wird die Gesamtdauer der Schichtzeiten innerhalb des ausgewählten Zeitfensters angegeben.

Sollte der Dienstplan nach dem Wechsel des Zeitfensters nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

6.1.5 Abwesenheiten

In dieser Funktion kann sich der angemeldete Mitarbeiter jahresweise nach aufsteigendem Datum sortiert seine angefallenen und zukünftigen Abwesenheiten/Fehlzeiten (Urlaub, Dienstreise, Schulung usw.) anzeigen lassen. Für das laufende Jahr besteht zusätzlich die Möglichkeit, ab dem aktuellen Monat die für die Zukunft geplanten Abwesenheiten abzurufen. Sollte sich die Abwesenheitstabelle nach der Änderung der Jahreseingabe nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oberhalb des Tabellenteils rechts gedrückt werden.

Der Tabellenteil enthält in der ersten Spalte den Bearbeitungsstatus der Fehlzeit, der zudem unterschiedlich eingefärbt ist. Der Status der Fehlzeit richtet sich nach der Phase der Bearbeitung des Antrags im Rahmen des Workflows.

Es werden die folgenden Bearbeitungszustände unterschieden:

  • gelb:    Fehlzeit beantragt
  • grün:    Fehlzeit genehmigt
  • rot:       Fehlzeit abgelehnt
  • vorl. genehmigt
  • Löschen beantragt

6.1.6 Abwesenheitskalender


Im Abwesenheitskalender (Urlaubs- oder  Fehlzeitkalender) kann sich der angemeldete Mitarbeiter nicht nur einen detaillierten jahresbezogenen Überblick über seinen Urlaub sondern auch über seine sonstigen Abwesenheiten verschaffen. Hierzu sind in den entsprechenden Elementen des Jahreskalenderblatts die Tageszahlen mit dem entsprechenden Kürzel des Fehlzeitgrundes eingetragen. Welche Abwesenheitsgründe (Kürzel) im Kalender angezeigt werden, kann vom Kunden individuell bestimmt werden. Wieviel Jahre in der Vergangenheit und in der Zukunft abgefragt werden dürfen, kann der Kunde ebenfalls über Parameter bestimmen. Durch Navigieren des Cursors über das Element werden der Kalendertag im Format TT.MM.JJJJ, der Bearbeitungsstatus und der Klartext zu dem Kürzel eingeblendet.

Die Tageselemente sind farblich entsprechend der Legende gekennzeichnet, die am Ende des Kalenderblatts durch Klicken auf Legende und Einstellungen aufgerufen werden kann. Hier kann auch ausgewählt werden, welche Bearbeitungszustände der Fehlzeiten gekennzeichnet werden sollen. Der Bearbeitungszustand vorl. genehmigt wird verwendet, wenn ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren vom Kunden aktiviert wurde. Weiterhin wird hier festgelegt, ob und welche Sondertage gekennzeichnet werden sollen.

Damit die Änderungen im Kalender wirksam werden, wird die Schaltfläche Aktualisieren angeklickt.