Das generelle Arbeiten mit dem Dienstplan gestaltet sich durch die Hinterlegung der Schichtprogramme innerhalb des Hauptbereichs der Maske. Durch die Eingabe der Schichtprogramm- Kürzel in die Zellen wird das Schichtprogramm festgelegt (Beispiel: FH1 für Frühschicht 6:00-14:00). Das Schichtprogramm wird einfach in der Zelle überschrieben. Der Rahmenplan der Mitarbeiter, die möglichen Schichtprogramme und Fehlzeitgründe werden zentral in der Zeiterfassung verwaltet. Als Sofort-Hilfe dienen die Schaltflächen Legende Schichtprogramm und Legende Fehlzeitgrund. Eine Übersichtsmaske wird aufgerufen und erklärt die Kürzel und deren Zuordnung zu den Schichtprogrammen bzw. den Fehlzeitgründen. Im Expertenmodus (siehe Einstellungen Farben) ist ausschließlich die direkte Eingabe der Kürzel in die Zellen möglich. Im Nicht-Expertenmodus wird bei einem Doppelklick in die Zelle eine Auswahlliste (mit Filtermöglichkeit) aufgerufen. Durch die Auswahl im Untermenü wird das Kürzel in die Zelle übernommen. Die Planung kann im Planungsbereich in vielen Zellen parallel durchgeführt werden. Erst nach dem Plan Speichern werden die Daten im System hinterlegt. Wenn eine Planung unterbrochen wird ohne Speicherung sind alle Änderungen seit dem letzten Speichern verloren.
Für die Planung können gewisse Richtwerte zu Rate gezogen werden: in beliebig einstellbaren Spalten können z.B. das aktuelles Arbeitszeitkonto, die geplanten Wochenarbeitsstunden, der offene Urlaub oder Qualifikation angezeigt werden. Zusätzlich zur Einstellung der Spalten können auch Zeilen ein- und ausgeblendet werden. Es gibt die Zeile Einsatzstunden, die eine sofortige Anzeige der sich berechnenden Einsatzstunden an diesem Tag anzeigt.
Zur Erleichterung der Eingabe von Abschnitten im Planungsbereich, können mehrere Zellen ausgewählt werden durch das gleichzeitige drücken von Strg + C. Durch Strg + V kann die Folge von Schichtprogrammen an einer beliebigen Stelle wieder eingefügt werden. Diese Tastenkombinationen sind die Standard-Kombinationen für Kopieren und Einfügen in der Microsoft- / Windows-Welt.
Im unteren Teil des Planungsbereichs werden Summenzeilen des gewählten Personen-Filter (z.B. Abteilung) angezeigt. Diese Summen umfassen die Anzahl der Mitarbeiter Personen in den Früh- /Spät- / und Nachtschichten. Des Weiteren werden Summen zu qualifizierten Mitarbeitern angezeigt. Die Einordnung, ob ein Mitarbeiter ein qualifizierter Mitarbeiter ist, wird im Personalstamm hinterlegt.
Bei der Planung werden sofort nach einer Aktualisierung im Planungsbereich (z.B. Schichtprogramm-Eingabe) die Einsatzstunden, die Summen der verfügbaren Einsatzstunden des gewählten Personen-Filter (z.B. Abteilung) und die Summen der sich ergebenen Früh- /Spät- / und Nachtschichten mitaktualisiert. Jede Eingabe erzeugt somit eine sofortige Aktualisierung anderer Werte.
Diverse Einstellungen ermöglichen eine benutzerdefinierte Gestaltung der Oberfläche: Personen-Filter, Zeilen- / Spalten-Auswahl, Sortierung / Vorlagen erlauben eine Anpassung der angezeigten Daten.
Durch Plan speichern wird der Plan persistiert. Durch Plan freigeben wird der Dienstplan als abgeschlossen (für einen geplanten Monat) gekennzeichnet und im System hinterlegt. Der Dienstplan kann über Aushang drucken für die Mitarbeiter der Abteilung oder für die Abteilungsleitung in verschiedenen Ausprägungen ausgedruckt werden.