Der Personenstammsatz enthält wichtige Daten und Informationen der Mitarbeiter*innen des Unternehmens. Im oberen Teil der Bildschirmmaske werden die Personalnummer, Nachname und Vorname eingegeben. Hinter dem Eingabefeld für die Personalnummer befindet sich eine Schaltfläche “…” , die in einem separaten Fenster die komfortable Suche einer Person mit der Eingabe des Nachnamens, des Vornamens oder der Personalnummer ermöglicht. Im rechten Teil der Maske besteht die Möglichkeit, den Mitarbeiter*innen ihr Foto zuzuweisen, das dann auch für Auswertefunktionen zur Verfügung steht. Nach Betätigen der Schaltfläche Foto zuweisen kann dann eine Grafikdatei, z. B. im BMP-Format, ausgewählt werden.
Die weiteren Daten des Personenstamms sind über Registerkarten gegliedert in
- Grunddaten,
- Zusatzdaten,
- Zutritt ,
- Arbeitszeiten,
- Urlaub,
- Sonder und
- Adresse.
Grunddaten
Bereits nach dem Ausfüllen und Abspeichern der ersten Registerkarte Grunddaten ist der Personenstamm aktiviert und die Person kann Buchungen im Rahmen der Personalzeiterfassung durchführen. Zu den Grunddaten gehören Ausweis, PIN-Code, Kostenstelle, Personengruppe, Abteilung, Firma, Schichtzyklus, (Schicht)Modell sowie das Ein- und Austrittsdatum.
Beim Anlegen eines neuen Stammsatzes bzw. beim Ändern der Ausweisnummer muss darauf geachtet werden, dass die Personalnummer und die Ausweisnummer eindeutig sind, also nur einmal vergeben werden dürfen.
Die Kombinationsfelder
- Kostenstelle,
- Personengruppe,
- Abteilung und
- Firma
dienen der Einordnung der Person in die Organisationsstruktur des Unternehmens. Im Rahmen der Bearbeitungs- und Auswertungsfunktionen werden diese Felder dann für Zusammenfassungen und Verdichtungen verwendet. Vor dem Anlegen eines Personenstammsatzes müssen die Kostenstellen, die Personengruppen und die Schichtzyklen angelegt werden. Bei der Eingabe der Kombinationsfelder Kostenstelle, Personengruppe, Abteilung, Firma und Schichtzyklus in den Personenstammsatz wird überprüft, ob die entsprechenden Stammsätze existieren. Bei der Auslieferung der obserwer-Software können diese Felder mit Dummies vorbesetzt sein.
Der PIN-Code ist ein optionales Feld, d.h. das Feld darf leer bleiben. Der PIN-Code wird z.Zt. nur bei der Telefondatenerfassung und Zutrittskontrolle verwendet.
Mit den Feldern Eintrittsdatum und Austrittsdatum wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Personenstammsatz aktiv ist. D.h. nur innerhalb dieses Zeitraumes werden Buchungen akzeptiert und wird eine Bewertung durchgeführt. Falls diese Felder leer sind, ist der Personenstamm unbeschränkt gültig. Es ist also möglich, den Stammsatz neuer Personen vor dem eigentlichen Antrittstermin anzulegen oder den Stammsatz einer ausgeschiedenen Person noch mehrere Monate für Kontrollzwecke im System vorzuhalten.
Zusatz
Diese Registerkarte enthält optionale Eingaben zum Personenstamm so kann z.B. die Adresse der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters eingetragen werden. Die Daten Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon privat und Telefon dienstlich sind aber nicht zwingend erforderlich.
Das Feld Geburtsdatum ist allerdings erforderlich, falls man die grafische Auswertung Extras/Alterstruktur nutzen möchte. Weiterhin ist zu beachten, dass die Zusatzfunktionen Telefonliste und Regionale Verteilung nur brauchbare Ergebnisse liefern, wenn die Felder Telefon bzw. PLZ ausgefüllt werden.
Zutritt
Diese Registerkarte wird nur bei dem Zeitmanagementmodul Zutrittskontrolle verwendet.
In den 5 Kombinationsfeldern Terminalgruppen wird definiert, wo und ggf. wann eine Person buchen (stempeln) kann. Mit der Funktion Terminalgruppen verwalten unter dem Menüpunkt Zutritt werden einzelne Terminals zu Terminalgruppen zusammengefasst.
Arbeitszeiten
In der Registerkarte Arbeitszeiten werden die Mehrarbeitseinstellungen der Person Mitarbeiters verwaltet. Im Rahmen Mehrarbeitserlaubnis wird festgelegt, ob Überstunden der Person nicht berechnet werden, generell akzeptiert werden oder im Einzelfall genehmigt werden müssen. Die Optionen generell ja ist noch in wird vergütet und auf ME-Saldo unterteilt. Im ersten Fall wird die Mehrarbeitszeit einem Mehrarbeitszuschlagszeitkonto gutgeschrieben; im zweiten Fall wird die Mehrarbeitszeit zum Mehrarbeitssaldo addiert. Die Mehrarbeitserlaubnis kann durch das Füllen der Felder vom und bis auf ein Zeitintervall beschränkt werden; z.B. generelle Mehrarbeitserlaubnis nur während der Saisonzeit.
Im Feld Tagesmaximum kann eingestellt werden, wie viele Stunden die Person pro Tag maximal anwesend sein darf. Die überschüssige Zeit wird als ungenehmigte Mehrarbeit gewertet. Die Felder Wochenminimum und Wochenmaximum werden standardmäßig nicht verwendet; sie sind nur bei einigen kundenspezifischen Bewertungsregeln im Tagesabschluss erforderlich.
Urlaub
In dieser Registerkarte gibt es für die unterschiedlichen Urlaubsarten Jahresurlaub (Tarif), Sonderurlaub und Resturlaub jeweils drei Spalten für das Vorjahr, das aktuelle Jahr und für das nächste Jahr. Der Urlaubsanspruch muss zumindest einmal für das aktuelle Jahr (mittlere Spalte) bei der Neuanlage des Personenstamms eingetragen werden. Wenn die rechte Spalte für das nächste Jahr leer bleibt, werden beim Jahresabschluss die Werte des aktuellen Jahres automatisch übernommen.
Es ist zu beachten, dass das Feld Resturlaub sowohl manuell vorbesetzt werden kann als auch automatisch vom Bewertungslauf ermittelt wird. D.h. manuelle Eintragungen können wieder überschrieben werden, wenn die Bewertung für das Vorjahr wiederholt wird. Bei Erreichen des im Feld Resturlaub verfällt am definierten Termins wird eventuell noch vorhandener Resturlaub des aktuellen Jahres vom Tagesabschluss automatisch auf ‘0’ gesetzt.
Sonder
Innerhalb dieser Registerkarte werden weitere persönliche Daten zur Person verwaltet.
Adresse
Diese Registerkarte enthält topologische und kommunikationsspezifische Daten zur Person. Sie sind besonders in den Zeitmanagementfunktionen relevant, wo digitales Antragswesen und mehrstufige Genehmigungsverfahren im Verdergrund stehen.