1.1.3.3 Abteilung

Diese Funktion dient zum Verwalten der Abteilungsdatei. Hierzu können Datensätze angelegt, geändert und gelöscht werden. Das Formular ist so aufgebaut, dass im oberen Bereich eine Tabelle mit den schon angelegten Datensätzen angezeigt wird. Im unteren Bereich befinden sich Textfelder, in denen neue Datensätze eingeben werden können oder bereits existierende Datensätze editiert werden können. In den gesperrten Textfeldern werden Bearbeiter, Änderungs- und Zugangsdatum des Datensatzes angezeigt. Diese Felder werden vom System automatisch hinzugefügt.

In Auswertungen und Analysen kann nach dem Kriterium Abteilung verdichtet werden.

Beim Anlegen einer Abteilung sind die Felder Abteilung und Bezeichnung einzutragen. Das Datenfeld Bereich ist ein Mussfeld. Es kann in dem Kombinationsfeld eingeben oder ausgewählt werden. Es ist wichtig, dass die Bereichsdatei vor dem Anlegen der Abteilungsstammsätze existiert. Die Abteilung sollte ein alphanumerisches, sprechendes Kürzel enthalten. Sie darf bis zu 8 Stellen lang sein. Es können beliebig viele Personengruppen angelegt werden.

Vor dem Anlegen eines Personenstammsatzes muss die Abteilungsdatei angelegt sein, da im Personenstammsatz eingegeben werden muss, zu welcher Abteilung die betreffende Person gehört.