6.3.2 Workflow: Anträge bearbeiten

Diese Funktion ist eine Leiterfunktion, die dem Vorgesetzten des Mitarbeiters im Rahmen des Workflow zur Genehmigung von Anträgen vorbehalten ist. Sobald sich der Vorgesetzte angemeldet hat, bekommt er in der Bildschirmmaske oben rechts den Hinweis, ob für ihn Anträge zur Bearbeitung anstehen.

Die Bildschirmmaske zur Bearbeitung der Anträge ist zweigeteilt. Sie teilt sich in einen Kopfteil und in einen unteren Tabellenteil auf. Im linken Kopfteil kann die zeitliche Einschränkung vorgenommen werden und im rechten Kopfteil kann sich der Vorgesetzte auf Anträge mit einem bestimmten Grund und Bearbeitungsstatus beschränken. Bei der Definition des Zeitfensters kann der Vorgesetzte sich entscheiden, ob das Zeitfenster sich auf die Zeitpunkte der Fehlzeit bezieht oder ob das Antragsdatum im eingegebenen Zeitraum liegen muss. Das Zeitfenster beginnt defaultmäßig am Anfang des laufenden Jahres und endet am letzten Tag des darauffolgenden Jahres. Zur weiteren Reduzierung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden. Der Mitarbeiterkreis, für den ein jeder Leiter zuständig ist, wird im Standard über sogenannte Zugriffscodes definiert. Ein Häkchen im Feld nur Mitarbeiter …. bewirkt, dass die Leiter nur für die Mitarbeiter zuständig sind, die in ihrem Personenstammsatz ihn als Vorgesetzten oder Stellvertreter eingetragen haben.

Sollte die Stempelkarte nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren gedrückt werden.

Im unteren Teil der Bildschirmmaske erscheinen nun die nach den festgelegten Auswahlkriterien selektierten Anträge. Aus der Statusspalte geht der Bearbeitungsstand der Anträge hervor. Die farbliche Hinterlegung folgt  der oben schon beschriebenen Legende. Bewegt man den Cursor über die Spalte Grund, so wird der Klartext zu dem entsprechenden Kürzel eingeblendet. In den Spalten Abl. für Ablehnen und An. für Annehmen trifft der Vorgesetzte durch Klick auf das X oder auf das OK-Symbol seine Entscheidung. Vor seiner Entscheidung hat er noch die Möglichkeit im Feld Begründung vor der Tabelle oben rechts einen erklärenden Text für seine Entscheidung einzugeben. Im Rahmen des Customizing kann festgelegt werden, ob der Text nach jeder Entscheidung gelöscht wird oder für die nächste Entscheidung wieder zur Verfügung steht.

Um kompetent entscheiden zu können, hat er zum einen die Möglichkeit, sich weitere Informationen zu der Urlaubssituation des Mitarbeiters einzuholen, indem er in der Namen-Spalte auf das eingekreiste i klickt.

Zum anderen bewirkt ein Klick auf das Kalendersymbol in der letzten Spalte Link, dass er zur Abwesenheitsübersicht/Fehlzeitübersicht weitergeleitet wird, aus der die Gesamtsituation der Abwesenheiten seines Verantwortungsbereichs hervorgeht und im nächsten Unterpunkt detaillierter beschrieben wird.

Die folgende Abbildung zeigt schematisch, welche Zustände ein Antrag im Laufe des Genehmigungsprozesses – auch über mehrere Ebenen – einnehmen kann.