6.4 Leiterfunktionen

In diesem Kapitel werden die Leiterfunktionen beschrieben, die dem Vorgesetzten (Abteilungsleiter, Teamleiter etc.) sowohl bei der Entscheidungsfindung bei der Genehmigung im Antragswesen sondern auch im normalen Arbeitsalltag von großem Nutzen sind.

6.4.1 Stempelkarten


Diese Funktion zählt zu den Leiterfunktionen, in der sich der angemeldete Vorgesetzte seine eigenen und die Zeitbuchungen der ihm unterstellten Mitarbeiter für den aktuellen oder die vergangenen Kalendermonate anschauen kann. Zur Einschränkung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden.

Der Aufbau dieser Auskunftsfunktion wurde dem der konventionellen Stempelkarte nachempfunden, was erheblich zum Verständnis und zur Transparenz beiträgt. Diese „digitale Stempelkarte“ hat natürlich noch weitere enorme Vorteile bezüglich des Umfangs und der Präsentation der Informationen. Wochenenden werden farblich abgesetzt, Tage mit fehlerhaften oder fehlenden Buchungen sowie Abweichungen von den Sollwerten werden rot gekennzeichnet usw. Der Ausgabeumfang der Stempelkarte kann durch Setzen eines Häkchens im entsprechenden Feld noch um die stornierten und ungenehmigten Buchungen erweitert werden. Damit können eventuelle Unklarheiten geklärt werden.

Wurden zwischenzeitlich unter Erfassung Buchungen oder Nachmeldungen korrigiert, eingefügt oder gelöscht, so sind diese zwar im Protokoll sichtbar, jedoch wurden die entsprechenden Konten noch nicht automatisch aktualisiert. Dies kann durch Betätigen der Schaltfläche Neu berechnen (Bewerten) erzwungen werden. Diese Schaltfläche kann auf Kundenwunsch freigeschaltet werden.

Die gelbe Zeile unter der Stempelkarte ist eine Summenzeile für die monatlich aufgelaufenen Soll- und Istwerte und deren Differenz bzw. Saldo.

Sollte die Stempelkarte nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

Unterhalb der Stempelkarte schließt sich eine Tabelle an, in der die Summen verschiedener Zeitkonten für den – ggf. auch noch nicht abgeschlossenen – Monat angegeben werden. Auch diese Funktionalität ist kundenspezifisch aktivierbar.

Im Rahmen des Customizing kann weiterhin festgelegt werden,

  • ob die Fehlzeitgründe, das Jahresarbeitszeitkonto (JAZ) und das Mehrarbeitssaldo (MEAS) in der Stempelkarte angezeigt werden sollen
  • ob stornierte Einträge erscheinen sollen. Diese sind dann durchgestrichen.
  • ob Buchungen von bestimmten Bearbeitern gesondert markiert werden sollen
  • Namen der Bearbeiter, deren Buchungen nicht gesondert markiert werden sollen


6.4.2 Abwesenheitskalender

Diese Funktion zählt zu den Leiterfunktionen, in der sich der angemeldete Vorgesetzte seine eigenen und die Kalender der ihm unterstellten Mitarbeiter für den aktuellen oder die vergangenen Kalenderjahre anschauen kann. Zur Einschränkung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden.

Im  Abwesenheitskalender (Urlaubs- oder  Fehlzeitkalender) kann sich der angemeldete Leiter nicht nur einen detaillierten jahresbezogenen Überblick über seinen Urlaub sondern auch über seine sonstigen Abwesenheiten verschaffen.
 Diese Kalender kann er auch für die in seine Zuständigkeit fallenden Mitarbeiter tun. Hierzu sind in den entsprechenden Elementen des Jahreskalenderblatts die Tageszahlen mit dem entsprechenden Kürzel des Fehlzeitgrundes eingetragen. Welche Fehlzeitgründe im Kalender angezeigt werde, kann vom Kunden individuell bestimmt werden. Wieviel Jahre in der Vergangenheit und in der Zukunft abgefragt werden dürfen, kann der Kunde ebenfalls über Parameter bestimmen. Durch Navigieren des Cursors über das Element werden der Kalendertag im Format TT.MM.JJJJ, der Bearbeitungsstatus und der Klartext zu dem Kürzel eingeblendet.

Die Tageselemente sind farblich entsprechend der Legende gekennzeichnet, die am Ende des Kalenderblatts durch Klicken auf Legende und Einstellungen aufgerufen werden kann. Hier kann auch ausgewählt werden, welche Bearbeitungszustände der Fehlzeiten gekennzeichnet werden sollen. Der Bearbeitungszustand vorl. genehmigt wird verwendet, wenn ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren vom Kunden aktiviert wurde. Weiterhin wird hier festgelegt, ob und welche Sondertage gekennzeichnet werden sollen.

Damit die Änderungen im Kalender wirksam werden, wird die Schaltfläche Aktualisieren angeklickt.

6.4.3 Stempeluhr

Diese Funktion zählt zu den Leiterfunktionen, in der sich der angemeldete Vorgesetzte seine eigenen und die Stempeluhren der ihm unterstellten Mitarbeiter für den aktuellen oder die vergangenen Kalendermonate anschauen kann. Aus Datenschutzgründen und zur Einschränkung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden. Sollte die Stempeluhr nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

Die Stempeluhr ist eine reine Informationsfunktion. Ihr Aufbau wurde dem der konventionellen mechanischen Stempeluhr mit Stempelkarten nachempfunden, was erheblich zum Verständnis und zur Transparenz beiträgt. Diese „digitale Stempeluhr“ hat bezüglich Aktualität und Informationsgehalt weitere Vorteile. Dadurch, dass die über die dezentrale Terminalperipherie (online) erfassten Meldungen direkt (realtime) verarbeitet werden, liefert diese Funktion – wie ein elektronisches An-/Abwesenheitstableau – jederzeit einen schnellen, aktuellen Überblick über die anwesenden und abwesenden Mitarbeiter, die im Verantwortungsbereich des jeweiligen Leiters arbeiten.

Im linken Teil der Tabelle werden alle Mitarbeiter angezeigt, die momentan anwesend sind. Dies wird zusätzlich mit einem grünen Kreis in der ersten Spalte angezeigt. Daneben werden die Personalnummer und der Name des Mitarbeiters angezeigt. Außerdem ist ersichtlich, wie lange und seit welcher Uhrzeit die Person schon anwesend ist. Im rechten Teil der Tabelle werden alle Mitarbeiter aufgelistet, die momentan abwesend sind. Dies wird zusätzlich mit einem roten Kreis in der ersten Spalte angezeigt. Falls ein Grund für die Abwesenheit angegeben wurde, wird dieser in der zweiten Spalte angezeigt. Der runde Punkt hat dann die Farbe Gelb. Daneben folgen die Personalnummer und der Name des Mitarbeiters. In der letzten Spalte wird bei Abwesenheiten am gleichen Tag der Buchungszeitpunkt und bei längerer Abwesenheit die Abwesenheit in Tagen angegeben. Bewegt man den Cursor über die Spalte gebucht, so werden das genaueDatum und Uhrzeit der Buchung im Format TT.MM.JJJJ eingeblendet.

Im Rahmen des Customizing kann festgelegt werden, ob in der Stempeluhr die Spalte Grund mit aufgenommen wird und in welchem Minutenabstand die Stempeluhr sich automatisch aktualisiert.

6.4.4 Saldenliste

Diese Funktion zählt zu den Leiterfunktionen, in der sich der angemeldete Vorgesetzte seine eigenen und die Saldenlisten der ihm unterstellten Mitarbeiter für den aktuellen oder die vergangenen Kalendermonate anschauen kann. Sie ist im Rahmen der Entscheidungsfindung im Antragswesen eine wichtige Orientierungshilfe. Aus Datenschutzgründen und zur Einschränkung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden. Sollte die Stempeluhr nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

Die in den Tabellenspalten aufgeführten Salden haben die folgende Bedeutung bzw. werden nach den folgenden Vorschriften berechnet:

  1. Saldo 31.12. 2018                   Saldo zum Monatsletzten des Vormonats
  2. Saldo Diff. Jan. ’19                  Saldodifferenz des laufenden Monats
  3. Saldo ungekappt                     Summe aus 1. und 2.
  4. Kappungen / Abzug                 Kappungen und sonstigen Abzüge im Betrachtungszeitraum
  5. Ausbezahlt                             Stunden die im Betrachtungszeitraum monetär abgegolten wurden
  6. Saldo 31. 1. 2019                    Stand des Gleitzeitsaldos vom Vortag
  7. gepl. Abbau. ab Feb. ’19          geplanter Abbau des Saldos im laufenden Jahr
  8. dann noch abzubauen              Spalte 6. minus Spalte 7.
  9. genehmigen                           Schaltfläche zum Öffnen des Genehmigungsdialogs

Die Spalten 1 und 6 Saldo können mit einer Ampelfunktion ausgestattet sein, deren Schwellwerte der Kunde festlegen und ändern kann.

Die Spalte genehmigen ist mit einer Schaltfläche (Haken) versehen, nach deren Betätigung sich ein Popup-Fenster öffnet, in dem der Vorgesetzte oder Personalverantwortliche festlegen kann, wie viele Überstunden dem Mitarbeiter ausbezahlt werden. Dabei kann er sich zunächst an der farblichen Markierung des Hakens orientieren, die sich auf die monatlichen Kappungsgrenzen des Gleitzeitsaldos aus der Einzelschicht bezieht:

  • grün bedeutet: das Saldo zum letzten Tag des Vormonats ist höher als die in der Einzelschicht festgelegte Kappungsgrenze. Maximal können die angezeigten Stunden zur Auszahlung genehmigt werden
  • gelb bedeutet: das Saldo zum letzten Tag des Vormonats ist kleiner als die in der Einzelschicht festgelegte Kappungsgrenze
  • leer bedeutet: das Saldo zum letzten Tag des Vormonats ist negativ und es können keine Überstunden zur Auszahlung genehmigt werden