1.2.4 Bearbeiten Zeitkonten

Diese Funktion dient zur nachträglichen Eingabe und Korrektur der beim Monatsabschluss errechneten Zeitkonten. Typische Anwendungsfälle sind z.B. das Setzen des GLZ-Saldos bei der Einführung des Systems oder wenn einem Mitarbeiter ausnahmsweise eine Zulage gewährt wird, die i.d.R. für seine Personengruppe nicht vorgesehen ist. Startwerte, Gutschriften, Lastschriften und Umbuchungen in der Stempelkarte kann man mit dieser Funktion manuell einfügen oder verändern. Die geänderten Werte werden sofort in die Stempelkarte eingetragen und bewertet. Jede Änderung wird beim Monatsabschluss berücksichtigt.

Zunächst trifft man die Auswahl, welche Personen von dieser Änderung betroffen sind. Die Aktion bietet vier Möglichkeiten von manuellen Eingriffen in die Stempelkarte:

Startwert setzen

Der Startwert ist notwendig, um z.B. bei der Einführung des Systems Personen schon erbrachte Leistungen (Mehrarbeitsstunden) zu übertragen. Es muss ein Konto und ein Datum ausgewählt werden. Den Startwert wählt man aus oder gibt ihn ein. Das Textfeld Grund kann eine Erklärung enthalten, weshalb diese Änderung vollzogen worden ist.

Lastschrift

Sollen abweichend vom regulären Bewertungslauf einer Person Zeitwerte abgezogen werden, kann diese Korrektur erfasst werden. Es muss ein Konto und ein Datum ausgewählt werden. Den Abzugswert wählt man aus oder gibt ihn ein. Das Textfeld Grund kann eine Erklärung enthalten, weshalb diese Änderung vollzogen worden ist.

Gutschrift

Sollen abweichend vom regulären Bewertungslauf einer Person Zeitwerte anerkannt werden, kann diese Korrektur erfasst werden. Es muss ein Konto und ein Datum ausgewählt werden. Den Pluswert wählt man aus oder gibt ihn manuell ein. Das Textfeld Grund kann eine Erklärung enthalten, weshalb diese Änderung vollzogen worden ist.

Umbuchung

Falsch eingestellte Bewertungsregeln führen zur Vertauschung einzelner Zeitwerte auf die verschiedenen Konten. Um diesen falschen Wert wieder zu korrigieren muss ein Minus-Konto angegeben sein, von dem Zeit abgezogen wird und ein Plus-Konto zu dem Zeit hinzugefügt werden soll. Den Korrekturwert wählt man aus oder gibt ihn ein. Das Textfeld Grund kann eine Erklärung enthalten, weshalb diese Änderung vollzogen worden ist. Der Korrekturwert wird von dem Minuskonto zum Pluskonto transferiert.

Sind die Eingaben getätigt, kann man mit der Befehlsschaltfläche Anzeigen einen Ausschnitt aus der Stempelkarte der jeweiligen Person(en) abrufen. Die Personalnummer, der Name, das gewählte Konto, der Korrekturwert und der Grund werden angezeigt.  Damit der Korrekturwert eingetragen wird, betätigt man die Schaltfläche Speichern. Unter der Spalte Korrektur erscheint der vorgegebene Wert und unter dem ausgewählten Konto der neu berechnete Nettowert. Dieser Wert bezieht sich nur auf den gewählten Tag und wird normal mit den restlichen Tagen im Monat verrechnet.

Eine Ausnahme ist die Umbuchung. Hier erscheinen neben den Standardspalten (wie Name, Personalnummer) zwei Konten: Korrekturwerte und Gründe. Betätigt man die Schaltfläche Speichern, dann wird der gewählte Wert als Negativwert für das Minuskonto erscheinen und für das Pluskonto als Positivwert.

Wichtig!!!
Die Befehlsschaltfläche Speichern sollte immer nur einmal betätigt werden, da beim zweiten Speichern der Korrekturwert mit dem angegeben Zeitwert immer addiert wird, z.B.:

Gutschrift = 8:00 Std.
Korrekturwert = 8:00 Std.
Mehrarbeit = – 8:00 Std.

Die Mehrarbeit ist nun ausgeglichen, denn der Korrekturwert fungiert als Gegenwert. Wird noch mal gespeichert, dann summiert sich der Korrekturwert zu 16:00 Std. Die Mehrarbeit hätte nun 8:00 Std. plus.

Wichtig!!!
Falls ein Saldenkonto korrigiert wird (z.B. Gleitzeitsaldo, Mehrarbeitssaldo), muss der Bewertungslauf ab dem Korrekturtag wiederholt werden, damit der geänderte Saldenwert an den nachfolgenden Tagen berücksichtigt wird.