Jahresabschlussarbeiten 2024-2025

Veröffentlicht am von admin

Damit in obserwer.webTime z.B. Urlaubsanträge für das kommende Jahr 2025 bereits in diesem Jahr gestellt werden können, müssen Sie diese Jahresabschlussarbeiten durchführen.

Bitte wählen Sie die erforderlichen Schritte für Ihr verwendetes OBS-Produkt:

Wichtige Schritte zum Jahreswechsel für obserwer.PM

Wichtige Schritte zum Jahreswechsel für obserwer.ESK

 

Wichtige Schritte zum Jahreswechsel für obserwer.PM

1. ab Jahresmitte 2024 (spätestens Mitte Dezember)

1.1. Unter “Datei / Kalender” den Kalender bis Ende 2025 verlängern
Die gesetzlichen Feiertage für Deutschland werden automatisch gesetzt (dazu Ihr Bundesland beim Verlängern wählen).
Wichtig: In dieser Funktion müssen Sie die Sonderfeiertage des neuen Jahres eintragen (z.B. Rosenmontag).
Beachten Sie auch insbesondere den 24.12 und 31.12, die keinen gesetzlichen Feiertage sind. Die Einträge müssen Sie manuell, je nach Ihren Gegebenheiten im Unternehmen, vornehmen.
Sie können diese Tage als “normale Arbeitstage” belassen oder als halbe (FH: Feiertag halbtags) oder (FT: Feiertag) hinterlegen. 
1.2. Unter “Bearbeiten / Personenkalender generieren”
      • Im Personenfilter „Gesamt“ auswählen
      • das Zeitintervall „01.01.2025“ bis „31.12.2025“ auswählen
      • bei “Startposition”: “automatisch” auswählen
      • unter „Schichtzyklus“:  die Option „aus Personenstammsatz“ auswählen
      • auf „Anzeigen“ klicken
      • auf „Starten“ klicken
1.3. Geplante Urlaubstage für das Jahr 2025 können anschl. eingetragen werden: Funktion “Bearbeiten / Personenkalender” oder “Bearbeiten / Stempelkarte”.
Falls Sie webTime für den Urlaubsworkflow nutzen, so können die Mitarbeiter*innen nun Ihren Urlaub beantragen.
 
1.4. Unter “Bearbeiten / Stempelkarte”, “Bearbeiten / Personenkalender” oder “Auswertung / Personenkalenderübersicht” können Sie die eingetragenen Schichten prüfen
2. Zum Jahresanfang 2025
2.1. prüfen, ob der Jahresabschluss automatisch durchgeführt wurde
    • Funktion “Auswertung / Personenabfrage” aufrufen
    • stichprobenweise prüfen, ob unter Istdaten im Feld “Jahresabschluss” der “01.01.2025” angezeigt wird
2.2. ggf. Monatsabschluss für den Dezember 2024 ausführen
    • Funktion “Bearbeiten / Periodenabschluss starten” durchführen
2.3. Urlaubstage für das Jahr 2025 kontrollieren:  
    • Funktion “Auswertung / Listen / Personenliste” bzw. “Auswertung / Listen / Urlaubs-/Fehlzeitübersicht”

 

Wichtige Schritte zum Jahreswechsel 2024-2025 für obserwer.ESK

Für einen reibungslosen Start in das neue Jahr mit dem Zeiterfassungssystem obserwer.ESK sollten folgende Punkte beachtet werden:

(siehe auch in der Online-Hilfe Kapitel 8.5.2: ‘Jahresabschlussarbeiten’)  

 
1. Zum Jahresende 2024 (spätestens Mitte Dezember)
1.1. Unter “Datei / Kalender” den Kalender bis Ende 2025 verlängern
Wichtig: In dieser Funktion müssen Sie die Sonderfeiertage des neuen Jahres eintragen (z.B. Rosenmontag).
Die gesetzlichen Feiertage für Deutschland werden automatisch gesetzt (dazu Bundesland wählen).
    • Funktion “Datei/Kalender” und Befehlsschaltfläche “Kalender verlängern”.  
    • Funktion “Datei/Kalender” in der Rubrik Sondertage den Feiertag auswählen und im Kalender den entsprechenden Tag anklicken (z.B. für Rosenmontag).
    • Beachten Sie auch insbesondere den 24.12 und 31.12, die keinen gesetzlichen Feiertage sind. Die Einträge müssen Sie manuell, je nach Ihren Gegebenheiten im Unternehmen, vornehmen.
      Sie können diese Tage als “normale Arbeitstage” belassen oder als halbe (FH: Feiertag halbtags) oder (FT: Feiertag) hinterlegen. 

1.2. ggf. Personenkalender für alle Mitarbeiter vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 generieren: 

    • Funktion “Bearbeitung/Personenkalender generieren” ausführen. 
1.3. Geplante Urlaubstage für das Jahr 2025 können bereits eingetragen werden:  
    • Funktion “Bearbeiten/Personenkalender” oder “Bearbeiten/Nachbearbeiten Stempelkarte”.

2. Zum Jahresanfang 2025
2.1. ggf. neuen Urlaubsanspruch für das Jahr 2025 freigeben: 
    • Funktion “Bearbeiten/Periodenabschluss” mit der Option “jahresweise” aufrufen. 
2.2. Buchungen ab dem 01.12.2024 für alle Mitarbeiter bewerten:  
    • Funktion “Bearbeiten/Bewerten” ausführen. 
2.3. Monatsabschluss für den Dezember 2024 durchführen: 
    • Funktion “Bearbeiten/Periodenabschluss” mit der Option “monatsweise” durchführen. 
2.4. Urlaubstage für das Jahr 2025 kontrollieren:  
    • Funktion “Auswertung/Listen/Personenliste” bzw. „Auswertung/Listen/Urlaubsliste“.
3. empfehlenswert sind weiterhin folgende Systemarbeiten 
3.1. Alte Buchungen löschen, um zu verhindern, dass die Datenbank zu groß wird:  
    • Funktion “System/Buchungen löschen”, z.B. alle Buchungen, die älter als 2 Jahre sind. [Vor dem Löschen sind unbedingt die gesetzlichen Vorgaben zur Datenarchivierung zu beachten!] 
3.2. Datenbank reorganisieren (wichtiger Tipp zur Performance-Verbesserung):
    • Funktion “System/Datenbank komprimieren”. 
3.3. nur für Kunden mit Projektdatenerfassung: 
    • Funktion “Projekte löschen”: fertige und nicht mehr für die Auswertung benötigte Projekte löschen.