Diese Funktion dient dem Anwender zur Bearbeitung der Fehlerprotokolleinträge, die vom Tagesabschluss erzeugt werden. Ausgehend von einer Fehlermeldung oder Warnung stehen dem Anwender grundsätzlich folgende Informations- und Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Anzeige der Zeitstempelungen eines Mitarbeiters für einen Tag,
- Anzeige des Schichtprogramms für diesen Tag,
- Anzeige des geplanten Schichtanfangs bzw. Schichtendes,
- Anzeige geplanter Fehlzeiten und geplanter Mehrarbeitszeiten,
- Ändern des Schichtprogramms,
- Eintragen von Fehlzeiten,
- Genehmigung von Mehrarbeitszeiten,
- Ändern des Schichtprogramms,
- Korrektur oder zusätzliche Eingaben von Buchungen (Nachmeldungen),
- Stornieren von Buchungen.
Ausgehend vom Starttermin im Feld Anfang werden alle Fehlerprotokolleinträge aufgelistet. Der Ausgabeumfang kann gezielt gesteuert werden. Die erste Möglichkeit besteht darin, den Ausgabeumfang anhand der Organisationsstruktur, in die die Mitarbeiter eingeteilt wurden, einzuschränken. Hierzu können durch Aktivieren der Kontrollkästchen für die Organisationselemente
- Person,
- Personengruppe,
- Kostenstelle
- Abteilung,
- Bereich und
- Firma
gleichzeitig auch die dazugehörigen Kombinationsfelder zum Öffnen freigegeben werden. In den Kombinationsfeldern befinden sich die Inhalte der entsprechenden Datenbanktabellen, aus denen jetzt die gewünschten Datensätze ausgewählt werden können. Wurden mehrere Organisationselemente ausgewählt, so wird der Ausgabeumfang durch eine oder mehrere logische UND-Verknüpfungen eingeschränkt. Damit lässt sich steuern, dass zum Beispiel nur die Daten der Mitarbeiter ausgegeben werden, die zur Personengruppe “Angestellte” und gleichzeitig zur Abteilung “Verwaltung” gehören. Standardmäßig wird das Formular mit dem aktivierten Kontrollkästchen Gesamt geöffnet, womit alle Mitarbeiter ausgewählt sind. Durch Aktivieren eines beliebigen anderen Kontrollkästchens der Organisationsstruktur wird das Kontrollkästchen Gesamt automatisch deaktiviert. Eine weitere Selektion des Anzeigeumfanges kann durch die Optionen nur Fehler, nur Warnungen oder Fehler und Warnungen um Rahmen Umfang vorgenommen werden.
Bevor Eingaben zu einer Fehlermeldung vorgenommen werden können, ist es wichtig, dass die entsprechende Meldung in der Tabelle im unteren linken Teil der Bildschirmmaske angeklickt wird, sodass die ganze Zeile schwarz markiert wird. Automatisch werden nun sofort vom System die Einträge und Buchungen zu dieser Person an diesem Tag angezeigt. Zur Kontrolle wird oben rechts in der Bildschirmmaske die Personalnummer, das Datum und der Name ausgegeben.
Im Rahmen Schichtprogramm kann nun das Schichtprogramm überprüft und ggf. geändert werden. Fehlzeiten sind dagegen im Rahmen Fehlzeit einzutragen. Wenn ein Fehlzeitgrund aus dem Auswahlfeld Grund ausgewählt wird, muss auch eine Fehlzeitdauer entweder ganztägig, halbtägig oder mit genauer Stundenanzahl im Textfeld genau eingegeben werden. Die Genehmigung von Mehrarbeit erfolgt im gleichnamigen Rahmen, indem im Textfeld geplant die entsprechende Anzahl an Mehrstunden eingestellt wird. Die Lage der Mehrarbeit (vor oder nach der regulären Arbeitszeit) oder die Verrechnungsart (vergüten oder Mehrarbeitssaldo) können über das Auswahlfeld Art gesteuert werden.
Im unteren rechten Teil der Bildschirmmaske befindet sich noch die Tabelle Buchungen am. Hier werden alle nicht stornierten Buchungen des entsprechenden Tages angezeigt. Diese Tabelle ist als kleiner Ausschnitt aus der großen Übersichtsfunktion Bearbeiten Stempelkarte zu interpretieren. D.h. hier können nach dem gleichen Verfahren Buchungen korrigiert, storniert oder ergänzt werden. Die Korrektur von Uhrzeiten oder Fehlzeitgründen erfolgt durch einfaches Überschreiben des ursprünglichen Eintrages. Eine Buchung wird gelöscht, indem man die Uhrzeit und ggf. auch den Fehlzeitgrund mit Leerzeichen überschreibt. Durch Doppelklick innerhalb der Tabelle Buchungen können Leerzeilen für weitere, neue Buchungen eingefügt werden.
Sobald alle Korrekturen und Nachträge für einen Tag vorgenommen worden sind, muss die Schaltfläche Speichern angeklickt werden, bevor mit der Bearbeitung der nächsten Fehlermeldung weitergemacht werden kann.