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Strukturplan
Die folgende Abbildung zeigt die grundlegenden Strukturelemente des Personalzeitmoduls obserwer-PZE und deren Zusammenwirken:
Auf der Basis der Personenstammdaten und deren Einordnung in die Betriebsstruktur (Firma, Bereich, Abteilung, Personengruppen und Kostenstellen) werden die Arbeitszeiten (Schichtprogramme) definiert. Die daraus resultierenden geplanten An- und Abwesenheitszeiten werden für jede einzelne Person in einem Personenkalender festgeschrieben. Basierend auf den Stammdaten, den geplanten Anwesenheitszeiten und den erfassten Anwesenheitszeit-Stempelungen (Buchungen) werden dann die verschiedenen Zeitkonten errechnet.
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Ablauf der Personalzeiterfassung
Die eingehenden Stempelungen werden i. d. R. online einer Plausibilitätsprüfung unterzogen, bei der u. a. die Existenz des Personenstammsatzes, die Gültigkeit des Ausweises und evtl. die Zutrittsberechtigung geprüft werden. Im nächsten Schritt werden akzeptierte Buchungen vom Tagesabschlussprogramm ausgewertet. Hier werden die tatsächlichen Anwesenheitsdaten (Ist) mit den geplanten Anwesenheitszeiten (Soll) im Personenkalender verglichen und gemäß der Arbeitszeitvereinbarung auf die unterschiedlichen Zeitkonten verbucht. Fehler werden – soweit als möglich – automatisch behoben (z. B. automatische Schichtzuordnung) oder in einem Fehlerprotokoll hinterlegt. Das Fehlerprotokoll wird vom
betreffenden Sachbearbeiter bearbeitet und ein erneuter Tagesabschluss angestoßen.
Der Periodenabschluss bereitet die vom Tagesabschlussprogramm berechneten täglichen Zeitkonten lohnartenbezogen auf. Zusätzlich können jederzeit sog. manuelle Lohnarten (z. B. ´Schmutzzulage´) ergänzt werden. Nachdem alle Korrekturen und Ergänzungen durchgeführt worden sind, werden die lohnartenbezogenen Zeitkonten errechnet und ggf. über eine Schnittstelle für das Lohn und Gehaltssystem bereitgestellt.
