Die Funktion Urlaubs- / Fehlzeitübersicht dient zur grafischen Darstellung von Fehlzeitgründen über einen einstellbaren Zeitraum und für verschiedene Personenkreise. Die Ausgabe erfolgt zeilenweise für jede Person. Die einzelnen Fehlzeiten werden durch verschieden farbige Balken in einem Kalender dargestellt.
Im linken oberen Teil der Maske kann über Kontrollkästchen und Kombinationsfelder ausgewählt werden, ob die Daten für eine bestimmte Personengruppe, eine Kostenstelle oder für den gesamten Betrieb angezeigt werden sollen. Im mittleren oberen Teil der Maske wird das Startdatum und durch die Verdichtung der Ausgabeumfang festgelegt. Das Startdatum kann über die Auswahlbox gewählt werden. Bei der Verdichtung ist die Anzahl der darzustellenden Monate entweder durch Direkteingabe oder durch die Benutzung der Schaltflächen mit den Pfeilsymbolen einzugeben. Im rechten oberen Teil der Maske kann in dem Feld Ausgabeumfang zwischen den zwei Optionen alle Fehlzeitgründe und nur Fehlzeitgrund xy ausgewählt werden. Dieses ist zum Beispiel bei der Urlaubsplanung interessant, wenn nur der Urlaub aller Mitarbeiter dargestellt werden soll.
Nach Betätigen der Schaltfläche Anzeigen werden die ausgewählten Fehlzeiten für den Personenkreis und den Zeitraum im unteren Teil der Funktion grafisch dargestellt. Im linken unteren Teil der Funktion sind die Personalnummern (Spalte: ‘Person’), die dazugehörige Person (Spalte: ‘Name’), die tatsächliche Fehlzeitdauer (Spalte: ‘Ist’) und die geplante Fehlzeit (Spalte: ‘Geplant’) zu sehen. Sind nicht alle Spalten sichtbar, kann mit der Bildlaufleiste auf die verdeckten Spalten zugegriffen werden. Bei den letzten beiden Spalten ist zu beachten, das beim ausgewählten Fehlzeitgrund ‘UR, Jahresurlaub’ die Ausgabe in Tagen, ansonsten in Stunden erfolgt. Im rechten unteren Teil der Funktion werden die Fehlzeiten zum angefallenen Datum grafisch dargestellt. Es können auch mehrere Fehlzeiten pro Tag angezeigt werden. Um die genaue Fehlzeitdauer zu ermitteln, muss auf den Farbbalken in der Grafik geklickt werden. Die nicht sichtbaren Monate können auch hier über die Bildlaufleiste angezeigt werden. Durch Betätigen der Schaltfläche Legende kann eine Übersicht über alle Fehlzeitgründe und deren Farbcodierung aufgerufen werden. Die Farbdarstellung der einzelnen Fehlzeitgründe kann in der Funktion Datei/Gründe/Fehlzeitgrund geändert werden.