Mit der Funktion Personenkalenderübersicht kann der Anwender sich einen schnellen Überblick darüber verschaffen, ob auf einer Organisationsebene Fehlzeiten geplant, Mehrarbeitszeiten genehmigt oder Schichtprogramme geändert wurden.
Zunächst wird der Personenkreis für die Übersichtstabelle ausgewählt. Hierzu können durch Aktivieren der Kontrollkästchen für die Organisationselemente
- Person,
- Personengruppe,
- Kostenstelle
- Abteilung,
- Bereich und
- Firma
gleichzeitig auch die dazugehörigen Kombinationsfelder zum Öffnen freigegeben werden. In den Kombinationsfeldern befinden sich die Inhalte der entsprechenden Datenbanktabellen, aus denen jetzt die gewünschten Datensätze ausgewählt werden können. Wurden mehrere Organisationselemente ausgewählt, so wird der Ausgabeumfang durch eine oder mehrere logische UND-Verknüpfungen eingeschränkt. Damit lässt sich steuern, dass zum Beispiel nur die Daten der Mitarbeiter ausgegeben werden, die zur Personengruppe “Angestellte” und gleichzeitig zur Abteilung “Verwaltung” gehören. Erstmalig wird das Formular mit dem aktivierten Kontrollkästchen Gesamt geöffnet, womit alle Mitarbeiter ausgewählt sind. Durch Aktivieren eines beliebigen anderen Kontrollkästchens der Organisationsstruktur wird das Kontrollkästchen Gesamt automatisch deaktiviert. Bei den Folgeaufrufen wird das Formular mit den zuletzt aktivierten Einstellungen geöffnet.
Im Rahmen Anzeige lässt sich selektieren, ob in der Tabelle Fehlzeiten, Mehrarbeit oder das Schichtprogramm angezeigt werden soll. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Anzeigen werden in einer Tabelle im unteren Teil der Bildschirmmaske die ausgewählten Personen zeilenweise angezeigt. Mit der Bildlaufleiste in der Mitte der Tabelle nach den Spalten Person und Name kann vertikal blättern, wenn mehr Personen ausgewählt wurden als auf einmal in der Tabelle dargestellt werden können.
In dem rechten Teil der Tabelle, der immer genau 7 Spalten für die Wochentage Montag bis Sonntag umfasst, kann durch Anklicken der Pfeilschaltflächen in der unteren rechten Ecke der Maske noch zusätzlich horizontal geblättert werden. Somit können die 4 bzw. 5 Wochen des ausgewählten Monates sukzessive abgerufen werden. Die Anzeige in der Tabelle beginnt fest mit dem Montag. Sollte der gewählte Monat nicht mit einem Montag beginnen, werden noch die letzten Tage des Vormonats ausgegeben. Um dieses deutlich zu machen, enthalten die Spaltenüberschriften neben dem Wochentagskürzel noch Tag und Monat.
Werden im Rahmen Anzeige das Kombinationsfeld nur die Fehlzeit(en) und das Kontrollkästchen Auswertung nach Wochentagen ausgewählt, so werden die Fehlzeiten bzw Konten der betreffeden Personen nach Wochentagen aufgeführt. In der gelben Summenzeile stehen pro Wochentag die summierten Kontenwerte über alle Personen.