Mit der Funktion Tagesabschluss starten des Programmssystems wird der Personenkreis ausgewählt, für den ein Tagesabschluss durchgeführt werden soll.
Hierzu können durch Aktivieren der Kontrollkästchen für die Organisationselemente
- Person,
- Personengruppe,
- Kostenstelle
- Abteilung,
- Bereich und
- Firma
gleichzeitig auch die dazugehörigen Kombinationsfelder zum Öffnen freigegeben werden. In den Kombinationsfeldern befinden sich die Inhalte der entsprechenden Datenbanktabellen, aus denen jetzt die gewünschten Datensätze ausgewählt werden können. Wurden mehrere Organisationselemente ausgewählt, so wird der Ausgabeumfang durch eine oder mehrere logische UND-Verknüpfungen eingeschränkt. Damit lässt sich steuern, dass zum Beispiel nur die Daten der Mitarbeiter ausgegeben werden, die zur Personengruppe “Angestellte” und gleichzeitig zur Abteilung “Verwaltung” gehören. Erstmalig wird das Formular mit dem aktivierten Kontrollkästchen Gesamt geöffnet, womit alle Mitarbeiter ausgewählt sind. Durch Aktivieren eines beliebigen anderen Kontrollkästchens der Organisationsstruktur wird das Kontrollkästchen Gesamt automatisch deaktiviert. Bei den Folgeaufrufen wird das Formular mit den zuletzt aktivierten Einstellungen geöffnet.
Im Rahmen Zeitintervall lässt sich der Ausgabeumfang zeitlich eingrenzen. Hierzu können der Anfangs- und Endzeitpunkt komfortabel über zwei Kombinationsfelder eingegeben oder ausgewählt werden. Mit dem Kontrollkästchen darunter kann ein ausführliches Protokoll angefordert werden. Bewegt man den Mauszeiger über die Tabellenüberschrift und betätigt die linke Maustaste, öffnet sich ein Fenster, in dem unterschiedliche Sortiermöglichkeiten eingestellt werden können.
Der Tagesabschluss läuft automatisch zu festgelegten Zeiten. Der Startzeitpunkt ist im Schichtprogramm definiert.
Typischerweise sollte der Tagesabschluss etwa 4-6 Stunden nach dem normalen Schichtende stattfinden: d.h. zu einem Zeitpunkt zu dem auch die Mitarbeiter, die Überstunden leisten, schon die Gehl-Meldung gestempelt haben. So kann z.B. der Tagesabschluss für die Frühschicht, welche um 14.00 Uhr endet, um 19:00 Uhr gestartet werden. Der Tagesabschluss für die Nachtschicht, die bis zum nächsten Tag um 6:00 Uhr arbeitet, läuft erst gegen 10:00 Uhr am nächsten Vormittag.
Der Tagesabschluss kann auch jederzeit manuell für eine einzelne Person oder für eine komplette Organisationsebene durchgeführt werden; z.B. wenn man das Ergebnis einer Schichtänderung sofort überprüfen möchte. Der Tagesabschluss kann beliebig oft wiederholt werden.
Ablauf des Tagesabschlusses
|
Wichtige Bearbeitungsschritte des Tagesabschlusses
- Soll-/Istvergleich der Arbeitszeiten
Beim Tagesabschluss werden die Sollvorgaben aus dem Personenkalender (Einzelschicht) mit den erfassten Buchungen der Person verglichen und alle definierten Zeitkonten berechnet. Falls eine Berechnung der Zeitkonten wegen einer Verletzung der Buchungsplausibilitäten nicht möglich ist, wird dieses im Fehlerprotokoll vermerkt und der Tag im Personenkalender als noch nicht “abgeschlossen” gekennzeichnet. Alle Tage – auch Samstage, Sonntage, Feiertage und Tage mit Freischichten – werden durch den Tagesabschluss bewertet.
- Einlesen und Überprüfung der Buchungen
Die Buchungen (Kommt, Geht, Fehlzeit-Anfang- und Fehlzeit-Ende, Kostenstellenwechsel usw.) können über verschiedenste Eingabegeräte erfasst werden:- an speziellen Zeiterfassungsgeräten,
– am PC, Smartphone, iPad
– am Bildschirmterminal,
– am virtuellen Terminal,
– per Telefon,
– per Email,
– per Internet.Durch die zentrale Verarbeitung auf dem Zeiterfassungsserver ist eine einheitliche Datenkonsistenz gewährleistet. Jede berechtigte Buchung wird im Buchungsprotokoll gespeichert und steht für Auswertungen – insbesondere für den Tagesabschluss – zur Verfügung. Die Anzahl der Buchungen pro Tag und Mitarbeiter ist unbegrenzt.
Nachmeldungen sind Buchungen, die nachträglich von autorisierter Seite am PC-Arbeitsplatz erfasst wurden. Nachmeldungen sind für alle vier Buchungsarten möglich. Nachmeldungen sind im Buchungsprotokoll gesondert gekennzeichnet; auch der Erfasser der Nachmeldung ist im Buchungsprotokoll ersichtlich.
Wichtig: Falls eine vorhandene Buchung korrigiert wird (Ändern der Uhrzeit, Ändern des Fehlzeitgrundes), so wird intern die Original-Buchung storniert und die neuen Buchungsdaten als Nachmeldung eingefügt. Bei den Nachmeldungen erfolgen keine Statusüberprüfungen, d.h. dass z.B. bei der Nachmeldung einer Kommt-Buchung nicht geprüft wird, ob der Status der Person evtl. schon anwesend ist. Die Statusüberprüfung entfällt, weil in der Regel schon aktuellere Buchungen als diese Nachbuchung bestehen. Falls es sich bei einer Nachbuchung jedoch um die aktuellste Buchung dieser Person handelt, so erfolgen Statusüberprüfungen. Diese sind dann identisch mit denen der regulären AZE-Buchungen. Falls eine Nachbuchung zu einem bereits abgeschlossenen Tag erfolgt, so muss der Tagesabschluss ab diesem Tag wiederholt werden.Der Tagesabschluss sieht zuerst in der Buchungsprotokolldatei nach, ob die Buchungen einer Person für dieses Schichtprogramm komplett sind.
Falls dies nicht der Fall ist, ist das ein Fehler der zum Abbruch des Tagesabschlusses dieser Person führt. Der entsprechende Fehler wird in der Buchungsprotokolldatei vermerkt. Der Tagesabschluss dieses Tages ist damit beendet. Es folgt die Berechnung der Zeitkonten des nächsten Tages bzw. der nächsten Person. Falls für den abzurechnenden Tag für die Person Nachmeldungen bestehen, so wird überprüft, ob ggf. eine andere Buchung storniert werden muss.Wenn zwei gleichartige Buchungen aufeinanderfolgen, so wird folgendermaßen verfahren:
a) Eine dieser Buchungen ist eine Nachbuchung:
Die Nachbuchung besitzt Gültigkeit. Mit dieser Buchung wird der Tagesabschluss berechnet. Die andere Buchung ist ungültig und wird storniert, d.h. in der Buchungsprotokolldatei wird für diese Buchung das Stornierungskennzeichen “S” gesetzt.
b) Beide Buchungen sind Nachmeldungen:
Die aktuellere Nachbuchung, bei der die Zugangsuhrzeit größer als die der zweiten Nachbuchung ist, besitzt Gültigkeit. Mit dieser Buchung wird der Tagesabschluss berechnet. Die andere Nachbuchung ist ungültig und wird storniert, d.h. in der Buchungsprotokolldatei wird für diese Buchung das Stornierungskennzeichen “S” gesetzt.
c) Beide Buchungen sind keine Nachmeldungen:
Dies bedeutet einen Buchungsfehler. Die Buchungsfolge dieser Person ist nicht korrekt. Der Tagesabschluss dieser Person kann nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Es erfolgt eine Fehlereintragung in der Fehlerprotokolldatei. Wenn eine Buchung storniert wird, erfolgt keine Warnung im Fehlerprotokoll. Falls die erste Buchung einer Person innerhalb des für die Person an diesem Tage geltenden Schichtprogramms eine Fehlzeit-Ende-Buchung ist, so generiert der Tagesabschluss für die Person eine Kommt-Buchung und eine Fehlzeit-Anfang-Buchung am Anfang der Normalzeit. Damit ergibt sich dann eine Fehlzeit vom Beginn der Normalzeit bis zur Fehlzeit-Ende-Buchung mit dem entsprechenden Fehlgrund.
Falls zu dieser Einzelschicht die letzte Buchung eine Fehlzeit-Anfang-Buchung ist, so muss der Tagesabschluss für die Person eine Fehlzeit-Ende-Buchung und eine Geht-Buchung am Ende der Normalzeit generieren. Damit ergibt sich dann eine Fehlzeit von der Fehlzeit-Anfang-Buchung bis zum Ende der Normalzeit mit dem entsprechenden Fehlgrund.
Wenn im Personenkalender eine Sollanwesenheitszeit von ‘0’ Stunden eingetragen ist, so werden für diese Person an diesem Tage keine Zeitbuchungen erwartet, weil die Person einen ganzen Tag Urlaub oder einen ganzen Tag Freizeitausgleich eingeplant hat. Sollten jedoch Buchungen für diese Person bestehen, so wird dies als Fehler im Fehlerprotokoll ausgewiesen und der Tagesabschluss wird abgebrochen.
Wenn eine Person eine Sollanwesenheitszeit von 0 Stunden aufgrund einer Freischicht im Personenkalender eingetragen hat, so wird überprüft, ob Buchungen dieser Person für diesen Tag bestehen. Sollten keine Buchungen bestehen, so kann der Tagesabschluss beendet werden. Sollten jedoch Buchungen bestehen, so wird mit der Mehrarbeitsberechnung fortgefahren. Die Arbeitszeit gilt in diesem Fall als Mehrarbeit. Die Berechtigungen müssen natürlich gegeben sein.
- Auswertung der Festzeit beim Tagesabschluss
Die Ankunftsschwelle ist die Zeitspanne vom Anfang der Arbeitszeit minus dem äußeren Schwellwert (vor Schichtbeginn) bis zum Anfang der Arbeitszeit plus dem inneren Schwellwert (nach Schichtbeginn).
Falls die Person nach der Ankunftsschwelle ihre Kommt-Buchung getätigt hat, wird dies im Fehlerprotokoll als Warnung registriert und die Zeit der Verspätung wird in das Kernzeitverletzungskonto KEVZ eingetragen. Dazu wird die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVA um 1 erhöht.
Falls die Person innerhalb der Ankunftsschwelle, aber nach der eigentlichen Anfangszeit ihre Kommt-Buchung getätigt hat, wird die Zeit der Verspätung in das
Kernzeitverletzungskonto KEVZ eingetragen. Zusätzlich wird die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVA um 1 erhöht. Es erscheint keine Warnung im Fehlerprotokoll.
Falls die Person vor der Ankunftsschwelle ihre Kommt-Buchung getätigt hat, wird – sofern sie keine Berechtigung zu Mehrarbeit für diesen Tag besitzt – die Ankunftszeit auf den Beginn der Ankunftsschwelle gesetzt. Die vor der Schwelle geleistete Arbeitszeit wird als ungenehmigte Arbeitszeit auf dem Konto UEUG gespeichert. Die Endschwelle ist die Zeitspanne vom Ende der Arbeitszeit minus dem inneren Schwellwert (vor Schichtende) bis zum Ende der Arbeitszeit plus dem äußeren Schwellwert (nach Schichtende).
Falls die Person vor der Endschwelle ihre Geht-Buchung getätigt hat, wird dies im Fehlerprotokoll als Warnung registriert und diese Fehlzeit wird in das Kernzeitverletzungskonto KEVA eingetragen. Zusätzlich wird die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVZ um 1 erhöht.
Falls die Person innerhalb der Endschwelle, aber vor dem eigentlichen Schichtende ihre Geht-Buchung getätigt hat, wird die Fehlzeit in das Kernzeitverletzungskonto KEVZ eingetragen. Dazu wird die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVA um 1 erhöht. Es erscheint keine Warnung im Fehlerprotokoll.
Falls die Person nach der Endschwelle ihre Geht-Buchung getätigt hat, wird – sofern sie keine Berechtigung zu Mehrarbeit für diesen Tag besitzt – die Endzeit auf das Ende der Endschwelle gesetzt. Die nach der Schwelle geleistete Arbeitszeit wird auf dem Konto ungenehmigte Mehrarbeit UEUG gespeichert.
- Auswertung der Gleitzeit beim Tagesabschluss
Die Eingleitphase ist die Zeitspanne vom Anfang der Rahmenzeit bis zum Anfang der Kernzeit. Falls die Person nach der Eingleitphase ihre Kommt-Buchung getätigt hat, wird dies im Fehlerprotokoll als Warnung vermeldet und die Zeit der Verspätung wird in das Kernzeitverletzungskonto KEVA eingetragen. Zusätzlich wird die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVA um 1 erhöht.
Falls die Person vor der Eingleitphase ihre Kommt-Buchung getätigt hat, wird – sofern sie keine Berechtigung zu Mehrarbeit für diesen Tag besitzt, die Ankunftszeit auf den Beginn der Gleitzeit gesetzt. Die vor der Eingleitphase geleistete Arbeitszeit wird (zunächst) als ungenehmigte Mehrarbeit UEUG gespeichert.
Die Ausgleitphase ist die Zeitspanne vom Ende der Kernzeit bis zum Ende der Rahmenzeit.
Falls die Person vor der Ausgleitphase ihre Geht-Buchung getätigt hat, wird dies im Fehlerprotokoll als Warnung vermeldet und diese Fehlzeit wird in das Kernzeitverletzungskonto KEVA eingetragen. Außerdem wird die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVZ um 1 erhöht.
Falls die Person nach der Ausgleitphase ihre Geht-Buchung getätigt hat, wird – sofern sie keine Berechtigung zu Mehrarbeit für diesen Tag besitzt – die Endzeit auf das Ende der Gleitzeit gesetzt. Die nach der Ausgleitphase geleistete Arbeitszeit wird (zunächst) als ungenehmigte Mehrarbeit UEUG gespeichert.
- Auswertung der Pausen beim Tagesabschluss
Innerhalb der Arbeitszeit, egal ob bei Festzeit oder Gleitzeit, können bis zu maximal 10 Pausen liegen. Es wird zwischen folgenden Pausen unterschieden:– Feste Pausen (F)
– Variable Pausen (V)Weiterhin werden bei einer Pause folgende Buchungskennzeichen unterschieden:
– Pause muss gebucht werden (M)
– Pause kann gebucht werden (K)
– Pause darf nicht gebucht werden (N)
Es gibt keine speziellen Buchungsarten ‘Gehen-in-Pause’ und ‘Kommen-aus-Pause’; sondern es werden dafür die normalen Geht- und Kommtbuchungen verwendet, die auf Grund ihrer zeitlichen Lage als Pausenbuchungen interpretiert und ausgewertet werden. Um Pausenbuchungen zu erkennen, wird über die Sollpausenzeit ein Pausenrahmen gelegt. Dieser Pausenrahmen beginnt ab dem Zeitpunkt Pausenanfang minus dem Schwellwert des Pausenrahmens (z.B. 20 Minuten) und endet beim Zeitpunkt Pausenende plus Schwellwert. Alle Buchungen innerhalb dieses Pausenrahmens gelten als Pausenbuchungen. Es ist
möglich, dass der Mitarbeiter während einer Pause mehrere Geht-Kommt-Buchungen stempelt.
Wenn eine Pause, die gebucht werden muss, nicht gebucht wird, so wird dies im Fehlerprotokoll als Warnung vermerkt.
Wenn eine Pause, die nicht gebucht werden darf, trotzdem gebucht wird, so wird dies ebenfalls im Fehlerprotokoll als Warnung vermerkt.Feste Pausen
Darunter versteht man eine starre Pausenzeit, die durch einen festen Anfang und ein festes Ende der Pause gekennzeichnet ist. Die feste Pause wird häufig in Verbindung mit dem Arbeitszeitmodell Festzeit benutzt und nur selten gebucht. Falls eine feste Pause nicht gebucht wird, so wird die festgelegte Pausenzeit automatisch von der Arbeitszeit abgezogen. Falls eine feste Pause gebucht wird, so müssen die Schwellwerte, die für alle Pausen gelten, bei den Pausenbuchungen eingehalten werden. Die ermittelte Pausendauer wird von der Arbeitszeit abgezogen.
Falls eine Geht-Buchung oder eine Kommt-Buchung für eine feste Pause vor dem eigentlichen Pausenanfang bzw. nach dem eigentlichen Pausenende liegt, wird die entsprechende Fehlzeit auf das Kernzeitverletzungskonto KEVZ angerechnet. Zusätzlich wird die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVA um 1 erhöht. Wenn diese Buchung zusätzlich außerhalb der entsprechenden Pausenschwelle liegt, wird dies im Fehlerprotokoll als Warnung vermeldet.
Falls eine Geht-Buchung nach der Pausenanfangsschwelle oder eine Kommt-Buchung vor der Pausenendschwelle liegt, so werden diese Pausenbuchungen auf die Anfangs- bzw. Endschwelle gesetzt. Die nach der Anfangs- bzw. vor der Endschwelle geleistete Arbeitszeit geht dabei verloren.
Falls eine feste Pause nicht gebucht wurde, so wird die normale Pausendauer von der Brutto-Anwesenheitszeit abgezogen.
Variable Pausen
Eine variable Pause ist durch die Rahmenzeiten (Anfang und Ende) sowie eine Mindest- und eine Höchstpausendauer definiert. Die variable Pause wird häufig zusammen mit dem Arbeitszeitmodell Gleitzeit benutzt. Der Pausenrahmen definiert den Zeitraum, in dem die Abwesenheit des Mitarbeiters als Pausenzeit angerechnet wird und gibt an, in welchem Intervall diese Pause liegen darf. Wenn am Ende des Pausenrahmens die tatsächliche Pausendauer kleiner als die parametrierte Mindestpause ist, erfolgt ein zusätzlicher Zeitabzug bis zur Größe der Mindestpause. Sind keine (Pausen-) Buchungen vorhanden, weil der Mitarbeiter seine Pause am Arbeitsplatz verbringt und keine “Muss-Buchung” definiert wurde, wird die Mindestpause verrechnet. Die Höchstpausendauer darf nicht überschritten werden, weil sonst eine Kernzeitverletzung vorliegt.
Falls eine Geht-Buchung oder eine Kommt-Buchung für eine variable Pause vor dem Anfang des Pausenrahmens bzw. nach dem Ende des Pausenrahmens liegt, wird die entsprechende Fehlzeit auf das Kernzeitverletzungskonto KEVZ angerechnet und die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVA um 1 erhöht. Zusätzlich wird dies im Fehlerprotokoll als Warnung vermeldet.
Falls eine variable Pause länger als die Höchstpausendauer ist, so wird die Zeit, die die Pause überzogen wurde, auf das Kernzeitverletzungskonto KEVZ angerechnet. Zusätzlich wird die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVA um 1 erhöht und dieser Fehler im Fehlerprotokoll als Warnung vermerkt.
- Auswertung und Berechnung der Zeitkonten beim Tagesabschluss
Anm.: Innerhalb dieser Dokumentation werden wie auch im allgemeinen Sprachgebrauch und in vielen Veröffentlichungen die Begriffe ‘Mehrarbeit’ und ‘Überstunde’ synonym gebraucht. Abweichend hiervon wird z.B. im öffentlichen Dienst (BAT) bei der Entlohnung von Teilzeitkräften zwischen ‘Mehrarbeit’ (kein Zuschlag) und ‘Überstunde’ (mit Zuschlag) differenziert. Überstunden sind die auf Anordnung geleisteten Arbeitsstunden, die über die planmäßige, regelmäßige Tagesarbeitszeit (Normalzeit) hinausgehen.Mehrarbeit
Bevor eine Überstunde als genehmigte Mehrarbeit akzeptiert werden kann, muss eine Mehrarbeitserlaubnis vorliegen und es müssen die in der Einzelschicht hinterlegten Mehrarbeitsbedingungen erfüllt sein.
Zusätzlich muss ein Mehrarbeitszeitkonto definiert sein, das für die Personengruppe des Mitarbeiters nicht gesperrt ist. Die Mehrarbeitserlaubnis kann generell im Personenstamm für ein Zeitintervall oder einzeln für jeden Tag im Personenkalender erfolgen.
In der Einzelschicht können folgenden drei Mehrarbeitsbedingungen hinterlegt werden:
Tageszeit
Mehrarbeit ist nur ab der eingegebenen Uhrzeit erlaubt. Durch dieses Kriterium kann z.B. gesteuert werden, dass nur Mehrarbeit nach der Normalzeit akzeptiert wird; Arbeitszeit vor
dem Schichtanfang werden nicht als Mehrarbeit gewertet.
Tagesarbeitszeit
Mehrarbeit ist erlaubt, wenn die tägliche Nettoarbeitszeit die parametrierte Stundenzahl erreicht hat. Hiermit kann z.B. eingestellt werden, dass nach einem 1/2 Gleitzeittag die
Mehrarbeit erst nach 8 Arbeitsstunden und nicht schon nach 4 Stunden beginnt.
Mindestzeit
Mehrarbeit liegt vor, wenn die tägliche Sollarbeitszeit um mindestens die eingegebene Minutenanzahl überschritten wurde. Die Mindestzeit wird als ein Schwellwert angegeben; d.h. sobald dieser Wert erreicht oder überschritten wurde, wird die überschüssige Zeit vollständig und ohne Abzug als Mehrarbeit gewertet. Beispiel: Wird eine Mindestzeit von 15 Minuten definiert, gilt Arbeitszeit erst als Mehrarbeit, wenn diese mindestens 15 Minuten lang ist. Eine Mehrarbeit von 10 Minuten wird also nicht gewertet.
Mehrarbeitskriterien können kombiniert werden. Es müssen dann immer alle definierten Kriterien erfüllt sein (“UND-Verknüpfung”).
Die Berechnung der gesamten Mehrarbeitszeit erfolgt nach der Auswertung der in der Einzelschicht des zu bewertenden Tages festgelegten Mehrarbeitskriterien. Falls kein Kriterium definiert wurde, ist die Mehrarbeitszeit die Differenz aus der Netto-Anwesenheitszeit und der eingeplanten Soll-Anwesenheitszeit des Tages. Per Systemparameter kann festgelegt
werden, ob bezahlte Fehlzeiten (z.B. Dienstgänge, Außenmontage, etc.) mit berücksichtigt werden sollen.
Falls es sich um eine im Personenkalender geplante Mehrarbeit handelt, wird die gesamte Mehrarbeitszeit mit der im Personenkalender eingetragenen Mehrarbeitszeit verglichen.
Falls die geleistete Mehrarbeitszeit größer als die geplante Mehrarbeitszeit ist, so wird sie auf die Größe der geplanten Mehrarbeitszeit reduziert, d.h. die über die geplante Mehrarbeit hinausgehende Zeit wird nicht angerechnet. Es wird eine Warnung erzeugt und die “überzählige” Mehrarbeit wird auf das Konto ungenehmigte Mehrarbeit verbucht.
Falls die geleistete Mehrarbeitszeit kleiner als die geplante Mehrarbeitszeit ist, wird diese Fehlzeit auf das Kernzeitverletzungskonto KEVZ angerechnet. Zusätzlich wird die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVZ um 1 erhöht. Beides wird im Fehlerprotokoll als Warnung vermerkt, wenn die Zeit größer als die Mindestzeit ist.
Nachdem die gesamte Mehrarbeitszeit ermittelt wurde, wird diese Mehrarbeit ggf. noch auf die verschiedenen Mehrarbeitszeitkonten dieser Personengruppe aufgesplittet. Dabei wird die Mehrarbeit ausgehend vom Zeitkonto mit der höchsten Mehrarbeitsdauer (Feld: Mehrarbeit beginnt nach) auf die einzelnen Zeitkonten aufgeteilt. Auch bei den
Mehrarbeitszeitkonten wird das Tageskennzeichen berücksichtigt; so lässt sich z.B. für Sonntagsmehrarbeit ein eigenes Zeitkonto mit separater Lohnart einrichten.
Zuschläge
Zuschläge werden je nach Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung fällig auf geleistete Überstunden, Feiertags-, Sonntags-, Spät- oder Nachtarbeit. Zuschläge werden parallel zur geleisteten Arbeitszeit berechnet. Es gibt also Zeitzuschläge, die in Abhängigkeit des Tages oder der Uhrzeit (Sonntag. Feiertag, oder nachts) gewährt werden, und Mehrarbeitszuschläge, die entstehen wenn der Mitarbeiter über die Sollarbeitszeit hinaus arbeitet. Auch die Kombination aus beiden Fällen ist möglich. Ein typisches Beispiel hierfür ist der Nachtmehrarbeitszuschlag, der immer dann vergütet wird, wenn in der Nacht (22:00 bis 06:00) Mehrarbeit geleistet wird.
Zeitzuschläge sind im obserwer-System unter dem Kontotyp ‘ZU’; Mehrarbeitszuschläge (auch die Nachtmehrarbeit) unter dem Kontotyp ‘ME’ gruppiert. Es können beliebig viele Zuschlagszeitkonten definiert werden, die jeweils bestimmten Lohnarten und Personengruppen zugeordnet werden.
Über das Zuschlagsintervall wird angegeben, wann (uhr)zeitabhängige Zuschlagsarten, wie z.B. Feiertagszuschläge und Nachtarbeitszuschläge in eines der Zuschlagskonten gebucht werden. Die Anwesenheitszeit, die innerhalb des bezuschlagten Intervalls liegt, wird auf das entsprechende Zeitkonto verbucht. Weitere, nicht zeit- oder mehrarbeitszeitabhängige Zuschläge, wie z.B. Schmutzzulagen können manuell im System erfaßt werden.
Beim Tagesabschluss wird für jedes Zuschlagszeitkonto, das für die Personengruppe des Mitarbeiters erlaubt ist, überprüft, ob der Mitarbeiter innerhalb eines Zuschlagsintervalls gearbeitet hat. Falls dies der Fall ist, wird die innerhalb des Zuschlagsintervall geleistete Arbeitszeit abzüglich möglicher Pausen und Fehlzeiten, die in diesem Zuschlagsintervall liegen, auf das entsprechende Zuschlagszeitkonto gutgeschrieben.
Bei der Ermittlung, welche Zuschlagskonten an einem Tage gelten, wird für die unterschiedlichen Tage folgendermaßen verfahren:
Samstage: Zuerst wird getestet, ob ein Zuschlagskonto mit dem Tageskennzeichen “SA” existiert. Falls kein Konto gefunden wird, so wird getestet, ob ein Zuschlagskonto mit dem Tageskennzeichen “A” bzw. “W” existiert, je nach dem ob der Samstag ein Arbeitstag oder ein Wochenendtag ist. Falls auch hier kein Konto gefunden wird, so wird getestet, ob ein Zuschlagskonto ohne Tageskennzeichen existiert.
Sonntage: Zuerst wird getestet, ob ein Zuschlagskonto mit dem Tageskennzeichen “SO” existiert. Falls kein Konto gefunden wird, so wird getestet, ob ein Zuschlagskonto mit dem Tageskennzeichen “A” bzw. “W” existiert, je nach dem ob der Sonntag ein Arbeitstag oder ein Wochenendtag ist. Falls auch hier kein Konto gefunden wird, so wird getestet, ob ein Zuschlagskonto ohne Tageskennzeichen existiert.
Arbeitstage: Zuerst wird getestet, ob ein Zuschlagskonto mit dem Tageskennzeichen “A” existiert. Falls kein Konto gefunden wird, so wird getestet, ob ein Zuschlagskonto ohne Tageskennzeichen existiert.
Feiertage: Zuerst wird getestet, ob ein Zuschlagskonto mit dem Tageskennzeichen “F” existiert. Falls kein Konto gefunden wird, so wird getestet, ob ein Zuschlagskonto ohne Tageskennzeichen existiert. Wenn ein Zuschlagskonto gefunden wird, so wird die Suche nach weiteren Zuschlagskonten mit dem selben Tageskennzeichen fortgesetzt. Auf diese Weise können an einem Tag mehrere unterschiedliche Zuschläge gewertet werden.
Anwesenheitszeit
Das Anwesenheitszeitkonto ANWE enthält die bereinigte Anwesenheitszeit pro Person und Tag. Die bereinigte Anwesenheitszeit wird ermittelt aus der Bruttoarbeitszeit abzüglich der Schwellwerte, der Rundungszeiten, der ungestempelten Pausen, der Fehlzeiten, der Vorholzeit (für Brückentage) und der ungenehmigten Mehrarbeit. Das Zeitkonto Normalarbeitszeit NOAR enthält dagegen alle bezahlten Zeitanteile in der normalen Arbeitszeit / Schichtzeit. Die Normalarbeitszeit NOAR ergibt sich, indem man zur bereinigten Anwesenheitszeit ANWE die bezahlten Fehlzeiten (z.B. Dienstgang) und die Ausgleichszeiten (z.B. Gleitzeitausgleich, Urlaub) addiert. Die Normalarbeitszeit enthält also keine Mehrarbeit.
Fehlzeiten
Fehlzeiten sind in die zwei Kontotypen ‘bezahlte Fehlzeit’ und ‘unbezahlte Fehlzeiten’ unterteilt. Es können beliebig viele bezahlte und unbezahlte Fehlzeitkonten angelegt werden. Wichtig ist, dass nach dem Anlegen eines neuen Fehlzeitkontos auch ein entsprechender Fehlzeitgrund definiert wird, da im Personenkalender und auch bei Fehlzeit-Buchungen immer der Fehlzeitgrund eingegeben wird. Die Fehlzeitdauer wird beim Tagesabschluss anhand der Fehlzeit-Anfang- und der Fehlzeit-Ende-Buchungen bestimmt und nach Abzug von Pausenzeiten dem einzelnen Fehlzeitkonto zugeordnet. Die Fehlzeiten werden mit der im Personenkalender eingetragenen geplanten Fehlzeitdauer verglichen. Falls eine im Personenkalender eingetragene Fehlzeit nicht gebucht oder die geplante Fehlzeitdauer nicht eingehalten wurde, wird eine entsprechende Warnung im Fehlerprotokoll vermerkt. Wenn eine Person zu einem Schichtprogramm gar keine Buchungen durchführt und im Personenkalender für diesen Tag ein Fehlzeitgrund eingetragen ist, so wird auf das dem Fehlgrund entsprechenden Fehlzeitkonto die gesamte Sollarbeitszeit verbucht.
Falls der Fehlzeitgrund Urlaub ist, wird dieser Urlaub zuerst vom Konto für den genommenen Resturlaub abgezogen. Wenn dieses Konto gleich dem Resturlaub ist, d.h. kein Resturlaub mehr verfügbar ist, wird der Urlaub vom Konto für den genommenen Urlaub abgezogen. Das Zeitkonto für den Urlaub URL1 wird zusätzlich um 1 oder 0.5 erhöht, je nach dem ob es sich um einen ganzen oder einen halben Urlaubstag handelt. Es wird weiterhin überprüft, ob die Person weitere Geht-Kommt-Buchungen gestempelt hat, die keine Pausenbuchungen darstellen. Falls dies der Fall ist, so liegt eine unentschuldigte Fehlzeit vor, welche auf das Kernzeitverletzungskonto KEVZ angerechnet wird. Die Anzahl der Kernzeitverletzungen KEVA wird um 1 erhöht. Gleichzeitig wird im Fehlerprotokoll eine
entsprechende Warnung eingetragen.
Gleitzeitsaldo
Ein Gleitzeitsaldo GLZS wird nur für Personen berechnet, die im Personenstamm als Gleitzeit-Mitarbeiter gekennzeichnet sind. Zeitanteile, die über die Sollarbeitszeit hinausgehen, innerhalb der Rahmenzeit liegen und nicht als Mehrarbeit genehmigt sind, werden automatisch dem Gleitzeitsaldo gutgeschrieben. Fehlzeiten (ganze oder halbe Tage, einzelne Stunden) die als Gleitzeitausgleich GLA gekennzeichnet sind, werden automatisch vom Gleitzeitsaldo abgezogen. Aber auch wenn ohne besonderen Fehlzeitgrund (im Personenkalender) oder Fehlzeitbuchung die Sollarbeitszeit des Tages nicht erreicht wird, wird die fehlende Zeit vom Gleitzeitsaldo subtrahiert. Für das Gleitzeitsaldo GLZS können in der Einzelschicht obere und untere Grenzwerte festgelegt werden. An arbeitsfreien Tagen ohne Schichtprogramm-Eintrag im Personenkalender werden die Grenzwerte des letzten Arbeitstages vor diesem arbeitsfreien Tag verwendet.
Mehrarbeitssaldo
Das Mehrarbeitsaldo MEAS enthält die kumulierten, noch nicht vergüteten Mehrarbeitszeiten. Durch Freizeitentnahme (Fehlzeitgrund MFR) wird das Mehrarbeitssaldo reduziert. Mit Hilfe des Zeitkontos Mehrarbeitssaldo können kundenspezifischen Anforderungen wie Jahresarbeitszeit, Flexzeit oder Mobilzeit abgedeckt werden.
Brückentagesaldo
Falls eine Vorholzeit für Brückentage in der Einzelschicht dieses Tages definiert ist, wird diese Vorholzeit von der Anwesenheitszeit abgezogen und zum Brückentagesaldo BRUE addiert. Wenn nicht genügend oder gar keine Minuten vorgearbeitet wurden, so werden nur die geleisteten bzw. gar keine Minuten dem Brückentagesaldo gutgeschrieben und damit der Anwesenheitszeit abgezogen. Ist ein Tag als Brückentag gekennzeichnet, entweder im Betriebskalender oder im Personenkalender, wird die Sollarbeitszeit (bzw. der Durchschnittswert) dem Brückentagesaldo BRUE entnommen.