Die Funktion Personenkalender Intervall ermöglicht das Anzeigen, Ausdrucken und Neueintragen von Fehlzeiten. Gegenüber der Funktion Bearbeiten Personenkalender liegt der Vorteil dieser Funktion darin, dass die Fehlzeit nicht nur für Einzeltage, sondern für beliebig lange Zeiträume definiert werden kann. Dieses ist bei der Eingabe des Jahresurlaubs, aber insbesondere bei der Erfassung mehrmonatigen Fehlzeiten (z.B. Mutterschutz, Wehrdienst, etc.) sehr bequem und zeitsparend. Außerdem können alle Fehlzeitintervalle übersichtlich ausgedruckt werden.
Nach der Eingabe einer Person und eines Startjahres kann sofort die Schaltfläche Anzeigen angeklickt werden, um die Fehlzeitintervalle aufzulisten. Standardmäßig werden durch den Eintrag ‘(Alle)’ im Auswahlfenster FZ-Grund alle Fehlzeiten in der Tabelle angezeigt. Falls gezielt nur ein einzelner Fehlzeitgrund ausgegeben werden soll, kann dieses durch die Auswahl des entsprechenden Grundes in diesem Auswahlfenster eingestellt werden.
In der Tabelle werden aufeinanderfolgende Fehltage mit gleichem Fehlzeitgrund zu einem Intervall zusammengefasst. Hierbei bleiben arbeitsfreie Tage (z.B. Samstag/Sonntag) unberücksichtigt: d.h. wenn am Freitag und am darauffolgenden Montag der gleiche Fehlzeitgrund im Personenkalender eingetragen ist, wird nur ein Fehlzeitintervall ausgegeben. Dieses hat zur Folge, dass z.B. ein 4-wöchiger Jahresurlaub als nur eine Fehlzeit erscheint. Bei der Dauer der Fehlzeit wird nach Arbeitstagen und nach Kalendertagen unterschieden. Kalendertage sind alle Tage eines Jahres, d.h. Arbeitstage und arbeitsfreie Tage. Arbeitstage sind nur die Tage, die im Kalender nicht als Samstag, Sonntag oder Feiertag gekennzeichnet sind.
Neueintragen von Fehlzeiten
Zum Eintragen eines neuen Fehlzeitintervalls für die bereits ausgewählte Person sind folgende vier Schritte erforderlich:
- Fehlzeitgrund aus dem Auswahlfenster FZ-Grund auswählen,
- Fehlzeitanfang und -ende im Rahmen Fehlzeitintervall definieren eintragen,
- aus dem Rahmen Dauer die Fehlzeitdauer pro Tag auswählen und
- das neue Fehlzeitintervall durch Anklicken der Schaltfläche Speichern
Das Fehlzeitintervall kann beliebig lang sein und mehrere Monate umfassen. Wichtig ist nur, dass der Kalender, indem die arbeitsfreien Tage gekennzeichnet sind, bereits für alle Fehltage angelegt worden ist.
Über die Schaltfläche Drucken gelangt man in die Unterfunktion Druck-Einstellungen. Die Fehlzeiten können nicht nur für eine Person, sondern für einen größeren Personenkreis gedruckt werden. Zunächst wird der Personenkreis für die Listenausgabe ausgewählt. Hierzu können durch Aktivieren der Kontrollkästchen für die Organisationselemente
- Person,
- Personengruppe,
- Kostenstelle
- Abteilung,
- Bereich und
- Firma
gleichzeitig auch die dazugehörigen Kombinationsfelder zum Öffnen freigegeben werden. In den Kombinationsfeldern befinden sich die Inhalte der entsprechenden Datenbanktabellen, aus denen jetzt die gewünschten Datensätze ausgewählt werden können. Wurden mehrere Organisationselemente ausgewählt, so wird der Ausgabeumfang durch eine oder mehrere logische UND-Verknüpfungen eingeschränkt. Damit lässt sich steuern, dass zum Beispiel nur die Daten der Mitarbeiter ausgegeben werden, die zur Personengruppe “Angestellte” und gleichzeitig zur Abteilung “Verwaltung” gehören. Standardmäßig wird das Formular mit der letzten gespeicherten Auswahl geöffnet. Durch Aktivieren eines beliebigen anderen Kontrollkästchens der Organisationsstruktur wird das Kontrollkästchen Gesamt automatisch deaktiviert.
Neben der Eingabe eines Zeitintervalls mit Anfangsdatum und Enddatum lässt sich der Listenumfang durch den Rahmen Auswahl Fehlzeitgrund weiter parametrieren. Die Liste kann für genau einen Fehlzeitgrund, für alle Fehlzeitgründe oder für eine Gruppe von Fehlzeitgründen ausgegeben werden.