Frage ausführlich:
Bei einem Urlaubsantrag gibt man einen Vertreter ein. Es bekommt dann der Vertreter, der Vorgesetze und ich eine E-mail. Jedoch kann ich nicht sehen, wer den Antrag schon genehmigt hat. Ich kann ja erst auf Bestätigen gehen, wenn ich weiß, dass der Vertreter übernimmt und der Vorgesetze sein OK gibt. Bei dem Test konnte ich sofort den Antrag bestätigen.
Wir müssen immer trennen zwischen Stellvertreter des Vorgesetzten und Vertreter des Mitarbeiter, der den Antrag stellt.
Achten Sie im Folgenden auf diesen Unterschied, um Unklarheiten zu vermeiden.
Mit diesen Werkzeugen sollten wir Ihre Anforderung lösen:
Information
Es gibt, wie Sie angeben, ja die Möglichkeit per Mail zu informieren.
Sie als Personalabteilung werden immer informiert über jeden Workflowschritt (kann auch wieder ausgestellt werden).
Der Vertreter des Antragsteller kann ebenfalls per Mail informiert werden.
Der Vertreter des Vorgesetzten kann ebenfalls per Mail informiert werden.
Genehmigung
Es können sowohl Vorgesetzter, als auch der Stellvertreter des Vorgesetzten die Anträge des Mitarbeiters genehmigen.
Hierfür wird beiden der Zugriff auf die Abteilung und die Anträge können von Beiden bearbeitet werden.
Wenn Sie als Personalabteilung jedoch die endgültige Genehmigung aussprechen wollen, so können wir den Status „vorläufig genehmigt“ bei der Genehmigung des Vorgesetzten oder sein Stellvertreter festlegen.
Dann können Sie als Personalabteilung dann aus dem Status „vorläufig genehmigt“ in „genehmigt“ ändern. Die Personalabteilung sollten dann auch nur die vorläufig genehmigten bearbeiten (Filter kann man leicht setzen).
Intelligente Information bei Anträgen
Das System kann erkennen (z.B. Urlaub beim Vorgesetzten), dass der Vorgesetzte nicht verfügbar ist und sendet die E-Mail-Information direkt an den Stellvertreter des Vorgesetzten.
Das System kann über das Alarm-Modul einen Vorgesetzten an seine nicht beantworteten Anträge erinnern (z.B. nach 3 Tagen nicht Beantwortung).
Gefahr von E-Mail-Überschwemmung oder Genehmigungs-Stau
Bitte beachten Sie, dass es sich bei allen Kunden als sinnvoll erwiesen hat, wenige hierarchische Genehmigungen zu hinterlegen. Die Blockierung durch nicht Beantwortung einer Ebene blockiert den gesamten Workflow und dadurch entsteht Unzufriedenheit.
Hier hat sich bewährt (z.B. bei der Genehmigung des Vorgesetzten) den Stellvertreter per Mail zu informieren, ohne dass dieser nochmals genehmigen muss.
Die vorläufige Genehmigung könnte aber die Hoheit der Genehmigung bei der Personalabteilung überlassen.