Mit dieser Funktion wird der Personenkreis ausgewählt, für den Jahrestableaus ausgegeben werden sollen.
Hierzu können durch Aktivieren der Kontrollkästchen für die Organisationselemente
- Person,
- Personengruppe,
- Kostenstelle
- Abteilung,
- Bereich und
- Firma
gleichzeitig auch die dazugehörigen Kombinationsfelder zum Öffnen freigegeben werden. In den Kombinationsfeldern befinden sich die Inhalte der entsprechenden Datenbanktabellen, aus denen jetzt die gewünschten Datensätze ausgewählt werden können. Wurden mehrere Organisationselemente ausgewählt, so wird der Ausgabeumfang durch eine oder mehrere logische UND-Verknüpfungen eingeschränkt. Damit lässt sich steuern, dass zum Beispiel nur die Daten der Mitarbeiter ausgegeben werden, die zur Personengruppe “Angestellte” und gleichzeitig zur Abteilung “Verwaltung” gehören. Erstmalig wird das Formular mit dem aktivierten Kontrollkästchen Gesamt geöffnet, womit alle Mitarbeiter ausgewählt sind. Durch Aktivieren eines beliebigen anderen Kontrollkästchens der Organisationsstruktur wird das Kontrollkästchen Gesamt automatisch deaktiviert. Bei den Folgeaufrufen wird das Formular mit den zuletzt aktivierten Einstellungen geöffnet.
Im Kombinationsfeld Jahr wird das gewünschte Jahr eingegeben.
Bewegt man den Mauszeiger über die Tabellenüberschrift und betätigt die linke Maustaste, öffnet sich ein Fenster, in dem unterschiedliche Sortiermöglichkeiten eingestellt werden können.
Unter Einstellung Drucker können einer der installierten Drucker ausgewählt und das Ausgabeformat beeinflusst werden.