Der Personenkalender dient zur Anzeige, zum Ändern und Planen der Schichtprogramme, Fehlzeiten und Genehmigen von Mehrarbeit einzelner Personen. Hierzu wird im linken Teil des Fensters, jeweils ein Monat des Personenkalenders angezeigt. Der gewünschte Monat wird über die Auswahlbox Monat ausgewählt. Die unterschiedlichen farblichen Markierungen der Tage resultieren aus der Festlegung der arbeitsfreien Tage im Betriebskalender.Für jede Person wird ein eigener Personenkalender geführt.
Der Personenkalender enthält für jeden Arbeitstag das aktuelle Schichtprogramm. Zusätzlich können alle Abweichungen von diesem Standard-Schichtplan erfasst werden. Einerseits sind dies Fehlzeiten wie Krankheit, Urlaub und Dienstreisen. Auf der anderen Seite aber auch Mehrarbeitszeiten. Diese Fehl- oder Mehrarbeitszeiten können – soweit bekannt – nicht nur rückwirkend sondern auch im Voraus eingeplant werden. Im Rahmen der Personaleinsatzplanung lässt sich so die Personalkapazität je Organisationsebene abrufen.
Der Personenkalender wird üblicherweise am Ende eines Jahres (Oktober / November) für alle Mitarbeiter für das nächste Jahr angelegt. Damit die Urlaubsanträge für das neue Jahr sofort im System erfasst werden können. Zur Generierung des Personenkalenders steht eine komfortable Batchfunktion zur Verfügung. Der Generierungslauf kann beliebig oft wiederholt werden; z.B. nach Umbesetzungen oder nach der Neuanlage von Schichtmodellen.
Der Planungshorizont für den Personenkalender ist nur durch die Reichweite des Betriebskalenders begrenzt; da die arbeitsfreien Tage des Betriebskalenders (Feiertage, Brückentage) Grundlage des Personenkalenders sind.
Im Rahmen Aktion wird festgelegt, ob im Kalender Fehlzeiten, Mehrarbeitsgenehmigungen oder Schichtprogramme eingetragen oder geändert werden sollen oder ob nur Informationen angezeigt werden sollen. Je nach Auswahl erscheinen in der Tabelle unterhalb des Rahmens die auswählbaren Fehlzeitgründe, Mehrarbeitsgenehmigungsmöglichkeiten oder die verfügbaren Schichtprogramme.
Werden die Aktionen Fehlzeiten eintragen oder Mehrarbeit genehmigen ausgewählt, erscheint rechts ein zusätzlicher Rahmen, in dem die Dauer der Aktion eingetragen werden kann.
Bei der Aktion Schichtprogramm ändern erscheint ein Textfeld Filter, der dazu dient, die Anzeige der möglichen Schichtprogramme in der Tabelle einzuschränken und damit die Auswahl zu erleichtern.
Um die Fehlzeiten und Schichtprogramme in den Kalender einzutragen, wird das gewünschte Element zunächst in der Tabelle markiert. Danach klickt man die Kalendertage an, für die diese Auswahl zutreffen soll.
Eine weitere Möglichkeit, Eintragungen komfortabel für einen größeren Zeitraum durchzuführen, besteht darin, dass man diesen Zeitraum im Rahmen Aktion gilt für Zeitintervall angibt und danach die Schaltfläche Speichern betätigt.