Wie lege ich eine Person/Mitarbeiter in PM an.

Die Funktion “Personendatei verwalten” lässt sich im Programm obserwer.PM über den Aufruf “Datei/Person” starten.

Der Personenstammsatz enthält alle Daten und Informationen eines Mitarbeiters. Im oberen Teil der Bildschirmmaske werden die PersonalnummerNachname und Vorname eingegeben. Hinter dem Eingabefeld für die Personalnummer befindet sich eine Schaltfläche “…” , die in einem separaten Fenster die komfortable Suche nach Nachname. Vorname oder Personalnummer ermöglich.

Die weiteren Daten des Personenstamms sind über Registerkarten gegliedert in

  • Grunddaten,
  • Zusatz,
  • Zutritt,
  • Arbeitszeiten,
  • Urlaub,
  • Sonder, und
  • Adresse.

Person

Grunddaten

Bereits nach Ausfüllen der ersten Registerkarte Grunddaten ist der Personenstamm aktiviert und der Mitarbeiter kann Buchungen durchführen.

Zu den Grunddaten gehören der Ausweis, der PIN-Code, die Kostenstelle, die Personengruppe, die Abteilung, die Firma, der Schichtzyklus, das (Schicht)Modell sowie das Ein- und Austrittsdatum.

Person

Beim Anlegen eines neuen Stammsatzes bzw. beim Ändern der Ausweisnummer muss darauf geachtet werden, dass die Personalnummer und die Ausweisnummer eindeutig sind, also nur einmal vergeben werden dürfen. Die Kombinationsfelder

  • Kostenstelle,
  • Personengruppe,
  • Abteilung und
  • Firma

dienen der Einordnung des Mitarbeiter in die Organisationsstruktur des Unternehmens. Im Rahmen der Bearbeitungs- und Auswertungsfunktionen werden diese Felder dann für Zusammenfassungen und Verdichtungen verwendet. Vor dem Anlegen eines Personenstammsatzes müssen die Kostenstellen, die Personengruppen und die Schichtzyklen angelegt werden.(Platzhalter: Link zur jeweiligen Funktion.)

Die Eingabe der Kombinationsfelder KostenstellePersonengruppeAbteilungFirma und Schichtzyklus kann über das jeweilige Drop-Downmenü eingefügt werden, alle bereits angelegten Datensätze werden im Drop-Downmenü aufgelistet.

Person

Der PIN-Code ist ein optionales Feld, d.h. das Feld darf leer bleiben. Der PIN-Code wird z.Zt. nur beim webTime und appTime verwendet.

Person

Mit den Felder Eintrittsdatum und Austrittsdatum wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Personenstammsatz aktiv ist. D.h. nur innerhalb dieses Zeitraumes werden Buchungen akzeptiert und wird eine Bewertung durchgeführt. Falls dieser Felder leer sind, ist der Personenstamm unbeschränkt gültig. Es ist also möglich, den Stammsatz eines neuen Mitarbeiters vor dem eigentlichen Antrittstermin anzulegen oder den Stammsatz eines ausgeschiedenen Mitarbeiters noch mehrere Monate für Kontrollzwecke im System vorzuhalten.

Zusatz

Diese Registerkarte enthält optionale Eingaben zum Personenstamm so kann z.B. die Adresse des Mitarbeiters eingetragen werden. Die Daten StraßePostleitzahlOrtTelefon privat und Telefon dienstlich sind aber nicht zwingend erforderlich.

Das Feld Geburtsdatum ist allerdings erforderlich, falls man die grafische Auswertung Extras/Alterstruktur nutzen möchte. Weiterhin ist zu beachten, dass die Zusatzfunktionen Telefonliste und Regionale Verteilung nur brauchbare Ergebnisse liefern, wenn die Felder Telefon bzw. PLZ ausgefüllt werden.

Das Feld Vorgesetzter/stellv. Vorgesetzter ist ebenfalls erforderlich, falls der Antrags-Workflow im webTime verwendet wird.

Außerdem ist der Haken Erfassung Kommt-/Geht-Zeiten (generell) standardmäßig angehakt, dieser muss Aktiv sein, damit der Person die Stempelung am Zeiterfassung-Terminal durchführen kann.

Der Haken Erfassung Kommt-/Geht-Zeiten am PC (webTime) oder Smartphone (appTime) muss ebenfalls für Erfassung am PC oder Smartphone aktiviert werden.

Urlaub

In dieser Registerkarte gibt es für die unterschiedlichen Urlaubsarten Jahresurlaub (Tarif)Sonderurlaub und Resturlaub jeweils drei Spalten für das Vorjahr, das aktuelle Jahr und für das nächste Jahr. Der Urlaubsanspruch muss zumindest einmal für das aktuelle Jahr (mittlere Spalte) bei der Neuanlage des Personenstamms eingetragen werden. Wenn die rechte Spalte für das nächste Jahr leer bleibt, werden beim Jahresabschluss die Werte des aktuellen Jahres automatisch übernommen.

Es ist zu beachten, dass das Feld Resturlaub sowohl manuell vorbesetzt werden kann als auch automatisch vom Bewertungslauf ermittelt wird. D.h. manuelle Eintragungen können wieder überschrieben werden, wenn die Bewertung für das Vorjahr wiederholt wird.

Bei Erreichen des im Feld Resturlaub verfällt am definierten Termins wird eventuell noch vorhandener Resturlaub des aktuellen Jahres vom Tagesabschluss automatisch auf ‘0’ gesetzt.

Adresse

In der Registerkarte können die