Ein Schichtprogrammzyklus beschreibt eine Folge von Schichtprogrammen für eine oder mehrere Wochen. Die Länge des Schichtprogrammzyklus ist nicht begrenzt, d. h. ein Schichtprogrammzyklus kann beliebig viele Schichtprogramme (Tage) enthalten.
Durch die drei Optionsfelder Samstag, Sonntag und Feiertag wird festgelegt, ob der Schichtprogrammzyklus für diese Sondertage Einträge enthält. Im Regelfall bei einer 5-Tage-Woche sind alle 3 Optionen auf Nein gesetzt und die Länge des Schichtprogrammzyklus ist ein Vielfaches von 5. Eine typische Ausnahme sind Schichtprogrammzyklen für Pförtner und Wachdienste. Deren Schichtprogrammzyklen umfassen 7, 14, 21 oder 28 Schichtprogramme und beinhalten auch alle 3 Sondertage.
Bevor ein Schichtprogrammzyklus definiert werden kann, müssen alle Schichtprogramme, die in ihm verwendet werden, angelegt sein. Bei der Neuanlage eines Schichtprogramms ist darauf zu achten, dass im Textfeld Schichtprogrammzyklus Kürzel und Bezeichnung des Schichtprogrammzyklus durch eine Leerzeichen getrennt werden. Die Auswahl der Schichtprogramme erfolgt dann über die beiden Pfeile in der Mitte der Maske. Die Zeilen im linken Rahmen zeigen die Schichtprogramme, die dem Schichtprogrammzyklus bereits zugeordnet wurden. Die Liste auf der rechten Seite gibt die möglichen Schichtprogramme an, die ausgewählt werden können. Diese Liste kann durch die Eingabe eines Filters gezielt verkürzt werden. Um ein Schichtprogramm in den Schichtprogrammzyklus einzufügen, muss man das gewünschte Schichtprogramm mit der Maus markieren und die Schaltfläche mit dem Pfeil nach links betätigen.
Zum Schluss darf man nicht vergessen, den neuen Schichtprogrammzyklus durch Betätigen der Schaltfläche Speichern zu speichern. Das Schichtprogramm ist jetzt angelegt und kann im Personenstammsatz einer Person zugeordnet werden.
Die durchschnittliche Schichtdauer wird automatisch bestimmt; zur Durchschnittsberechnung werden alle Schichtprogramm herangezogen, deren Dauer größer als “0:00 Std.” ist.
Ein Schichtprogrammzyklus, der noch in einem Personalstammsatz verwendet wird, kann nicht gelöscht werden. Deshalb muss der Eintrag des zu löschenden Schichtprogrammzyklus zuerst aus allen Personalstammsätzen entfernt werden.