In vielen Unternehmen sind – auch sich oft wiederholende Arbeitsabläufe – häufig noch durch Zettelwirtschaft und undurchsichtige Transportwege geprägt. Schlecht strukturierte und händisch auszufüllende Office-Vordrucke werden mittels Verteiler an an einen oder mehrere Mitarbeiter geschickt, die für die Bearbeitung vorgesehen sind. Nicht selten gehen die Vordrucke auf dem Transport verloren oder geraten unter großen Papierstapeln in Vergessenheit. Die Folgen sind fehlende oder unvollständige Dokumente für den betreffenden Geschäftsprozess, woraus für die weitere Nachbearbeitung insbesondere wegen der fehlenden Transparenz erheblicher Aufwand und Zeitverzug verursacht wird.
Diese Problematik lässt sich durch den Einsatz einer digitalen Workflow-Lösung beheben. Sie ist dadurch gekennzeichnet, dass häufig wiederkehrende – auch komplexe – Arbeitsabläufe von Geschäftsprozessen IT-gestützt abgewickelt werden können. Die Prozesse lassen sich vereinfachen, beschleunigen und ggf. sogar automatisieren. Voraussetzung ist eine gut strukturierte Abbildung der Arbeitsabläufe, die verbindliche Festlegung der Kommunikationswege und die geschickte Einbindung der verantwortlichen Unternehmenshierarchie.
Das Ergebnis ist eine hohe Transparenz durch den Blick auf den jederzeit aktuellen Bearbeitungsstatus und die daraus resultierende Priorität des Vorgangs. Dadurch, dass diese Informationen zentral allen Beteiligten zugänglich sind, wird ein gewisses „Ziehen“ und „Drücken“ des Vorgangs möglich, was sich wiederum positiv auf das Zeitverhalten des Vorgangs und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern auswirkt. Der digitale Workflow spart den Mitarbeitern, den Vorgesetzten und der Personalabteilung Zeit und Ärger. Gleichzeitig werden die Geschäftsprozesse rationalisiert, standardisiert und transparenter.
OBS bietet mit dem Modul webTime den digitalen Workflow in Verbindung mit dem ESS an, um die Genehmigung von Nahmeldungen in der Zeiterfassung und Anträgen verschiedener Kategorien IT-gestützt abzuwickeln.
6.3.1 Employee Self Service (ESS): Anträge stellen
Mit dieser Funktion initiiert der angemeldete Mitarbeiter (Mitarbeiterrolle) im Rahmen des ESS quasi den Auftakt des Workflows für das Genehmigungsverfahren von Anträgen, indem er seine Urlaubswünsche und sonstigen Abwesenheiten einplant. Dazu wird eine Bildschirmmaske zur Verfügung gestellt, in die der Mitarbeiter im oberen linken Teil das Zeitfenster seiner geplanten Abwesenheit durch Anklicken des betreffenden Tageselementes auswählen kann. Das gewählte Zeitfenster wird synchron auch im rechten oberen Teil der Bildschirmmaske angezeigt und kann dort auch direkt eingegeben bzw. modifiziert werden. Zu einem vollständigen Antrag gehört ggf. auch, dass der Mitarbeiter den Mitarbeiter oder die Mitarbeiter benennt, die ihn während der Abwesenheit vertreten können. Der Grund für die Abwesenheit wird über das Drop-Down-Menü spezifiziert. Optional können im Textfeld Bemerkung nähere Einzelheiten (z.B. reif für die Insel) eingegeben werden. Nach Betätigen der Schaltfläche Beantragen werden die Eingaben auf Plausibilität geprüft. Fällt die Prüfung negativ aus besteht, die Möglichkeit der Korrektur.
Sind die Eingaben korrekt, wird der Antrag in die tabellarische Übersicht in den unteren Bereich der Bildschirmmaske übernommen. Hier besteht nochmals die Möglichkeit, den aktuellen oder auch die bereits gestellten Anträge durch Anklicken des roten X in der Spalte Löschen zu annullieren. Sollte die Bildschirmmaske nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren gedrückt werden. Durch Setzen eines Häkchens im Feld Vergangene Anträge anzeigen können im Tabellenteil auch weiter zurückliegende Anträge angezeigt werden. Wird der Cursor über die Inhalte der Spalten Bearbeiter und Vertreter bewegt, so wird im ersten Fall auch der Nachname des Bearbeiters eingeblendet und im zweiten Fall werden die Personal-Nr. sowie Vor- und Nachname eingeblendet.
Im Kalenderteil sind die Tageselemente und im Tabellenteil die Spalte Status farblich entsprechend der Legende gekennzeichnet, die am Ende des Kalenderblatts durch Klicken auf Legende und Einstellungen aufgerufen werden kann. Hier kann auch ausgewählt werden, welche Bearbeitungszustände der Fehlzeiten gekennzeichnet werden sollen. Der Bearbeitungszustand vorl. genehmigt wird verwendet, wenn ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren vom Kunden aktiviert wurde. Weiterhin wird hier festgelegt, ob und welche Sondertage gekennzeichnet werden sollen. Damit die Änderungen im Kalender wirksam werden, wird die Schaltfläche Aktualisieren angeklickt. Im Rahmen des Customizing können für die Gestaltung und den Ablauf dieser Funktion folgende relevante Features festgelegt werden:
- ob den Mitarbeitern die Grobplanung (GRO) des Jahresurlaubs ermöglicht werden soll
- ob die Eingabe des Vertreters obligatorisch ist
- ob die Eingabefelder für die Vertreter überhaupt in der Maske erscheinen
- Vertreter aus einer Drop-Down-Liste (ggf. maximal vier) ausgewählt oder explizit in einem Textfeld eingegeben werden müssen
- Vertreter auch aus anderen Abteilungen eingesetzt werden dürfen
- die Grobplanung des Jahresurlaubs (GRO) kann auf Knopfdruck in einen Antrag auf echten Jahresurlaub (URL) umgewandelt werden
3 mobile Abwesenheitsplanung mit dem Smartphone
6.3.2 Workflow: Anträge bearbeiten
Diese Funktion ist eine Leiterfunktion, die dem Vorgesetzten des Mitarbeiters im Rahmen des Workflow zur Genehmigung von Anträgen vorbehalten ist. Sobald sich der Vorgesetzte angemeldet hat, bekommt er in der Bildschirmmaske oben rechts den Hinweis, ob für ihn Anträge zur Bearbeitung anstehen.
Die Bildschirmmaske zur Bearbeitung der Anträge ist zweigeteilt. Sie teilt sich in einen Kopfteil und in einen unteren Tabellenteil auf. Im linken Kopfteil kann die zeitliche Einschränkung vorgenommen werden und im rechten Kopfteil kann sich der Vorgesetzte auf Anträge mit einem bestimmten Grund und Bearbeitungsstatus beschränken. Bei der Definition des Zeitfensters kann der Vorgesetzte sich entscheiden, ob das Zeitfenster sich auf die Zeitpunkte der Fehlzeit bezieht oder ob das Antragsdatum im eingegebenen Zeitraum liegen muss. Das Zeitfenster beginnt defaultmäßig am Anfang des laufenden Jahres und endet am letzten Tag des darauffolgenden Jahres. Zur weiteren Reduzierung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden. Der Mitarbeiterkreis, für den ein jeder Leiter zuständig ist, wird im Standard über sogenannte Zugriffscodes definiert. Ein Häkchen im Feld nur Mitarbeiter …. bewirkt, dass die Leiter nur für die Mitarbeiter zuständig sind, die in ihrem Personenstammsatz ihn als Vorgesetzten oder Stellvertreter eingetragen haben.
Sollte die Stempelkarte nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren gedrückt werden.
Im unteren Teil der Bildschirmmaske erscheinen nun die nach den festgelegten Auswahlkriterien selektierten Anträge. Aus der Statusspalte geht der Bearbeitungsstand der Anträge hervor. Die farbliche Hinterlegung folgt der oben schon beschriebenen Legende. Bewegt man den Cursor über die Spalte Grund, so wird der Klartext zu dem entsprechenden Kürzel eingeblendet. In den Spalten Abl. für Ablehnen und An. für Annehmen trifft der Vorgesetzte durch Klick auf das X oder auf das OK-Symbol seine Entscheidung. Vor seiner Entscheidung hat er noch die Möglichkeit im Feld Begründung vor der Tabelle oben rechts einen erklärenden Text für seine Entscheidung einzugeben. Im Rahmen des Customizing kann festgelegt werden, ob der Text nach jeder Entscheidung gelöscht wird oder für die nächste Entscheidung wieder zur Verfügung steht.
Um kompetent entscheiden zu können, hat er zum einen die Möglichkeit, sich weitere Informationen zu der Urlaubssituation des Mitarbeiters einzuholen, indem er in der Namen-Spalte auf das eingekreiste i klickt.
Zum anderen bewirkt ein Klick auf das Kalendersymbol in der letzten Spalte Link, dass er zur Abwesenheitsübersicht/Fehlzeitübersicht weitergeleitet wird, aus der die Gesamtsituation der Abwesenheiten seines Verantwortungsbereichs hervorgeht und im nächsten Unterpunkt detaillierter beschrieben wird.
Die folgende Abbildung zeigt schematisch, welche Zustände ein Antrag im Laufe des Genehmigungsprozesses – auch über mehrere Ebenen – einnehmen kann.
6.3.3 Abwesenheitsübersicht
Die Fehlzeitübersicht gehört in erster Linie zu den Leiterfunktionen und ist im Rahmen der Entscheidungsfindung im Antragswesen eine wichtige Orientierungshilfe. Wird diese Funktion von normalen Mitarbeitern aufgerufen, kann zum Schutz der Privatsphäre über Parameter eingestellt werden, ob die Abwesenheitsgründe der Kollegen im Klartext erscheinen oder „ausgeixt“ werden.
Die zeitliche Begrenzung erfolgt in einem oder mehreren Monatsschritten. Voreingestellt ist der aktuelle Monat mit einer Schrittweite von einem Monat. Die Auswahl der Mitarbeiter kann durch die Drop-Down-Menüs für die Unternehmensstruktur (Abteilung, Kostenstelle und Personengruppe) eingeschränkt werden. Sollte die Fehlzeitübersicht nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.
In der sich anschließenden Tabelle werden im linken Teil die identifizierenden Daten und wichtige Kontoinformationen der ausgewählten Mitarbeiter aufgeführt. Zum Zwecke der Übersichtlichkeit kann oberhalb der Tabelle in 5er-Schritten eingestellt werden, wieviel Mitarbeiter pro Seite angezeigt werden sollen.
Im rechten Teil der Tabelle sind zeilenweise pro Mitarbeiter die Fehlzeitkürzel in den Kalenderelementen eingetragen. Mittels horizontalem Slider kann innerhalb des definierten Kalenderumfangs navigiert werden.
Bewegt man den Cursor über die Kalendertage mit dem Kürzel, so wird der Klartext zu dem entsprechenden Kürzel eingeblendet. Die farbliche Hinterlegung der Kürzel folgt wiederum der oben schon beschriebenen Legende. Beim Ausdrucken der Fehlzeitübersicht kann die Font Größe auf Klein, Mittel und Groß eingestellt werden.
6.3.4 Urlaubsliste
Die Urlaubsliste gehört zu den Leiterfunktionen und ist im Rahmen der Entscheidungsfindung im Antragswesen eine wichtige Orientierungshilfe. Die Auswahl der Mitarbeiter kann durch die Drop-Down-Menüs für die Unternehmensstruktur (Abteilung, Kostenstelle und Personengruppe) eingeschränkt werden. Sollte die Urlaubsliste nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.
In der sich anschließenden Tabelle werden im linken Teil die identifizierenden Daten der ausgewählten Mitarbeiter und deren Zugehörigkeit zu den Bereichen der Unternehmensorganisation aufgeführt.
Bewegt man den Cursor über den Inhalt der Spalte Anspruch, so wird die Formel eingeblendet, nach der sich der Urlaubsanspruch errechnet:
Anspruch = Regulärer Urlaub + Sonderurlaub + Resturlaub
Danach folgen die übrigen Urlaubskonten und der aktuelle Saldo (siehe hierzu auch Unterpunkt: Konten).