Zielgruppe für das virtuelle Software-Terminal sind vornehmlich solche Unternehmen und Institutionen, in denen die Arbeitsplätze oder Arbeitsplatzgruppen über einen PC-Anschluss mit Internet- bzw. Intranet-Zugang verfügen. Hierzu gehören z. B. Behörden, Verwaltungen, Institute, Versicherungen, Ingenieurbüros und Kanzleien. Ohne zusätzliche Kosten für die meist teuren Leserterminals, Ausweise und Verkabelung lassen sich dann in Verbindung mit unseren Softwaremodulen kostengünstige Personalzeitmanagementlösungen realisieren.
Hier die wesentlichen Vorteile:
- kein Installationsaufwand
- keine Erfassungsperipherie in Form von Spezialterminals notwendig
- keine zusätzliche Hardwarewartung
- keine weiteren Kosten für Verkabelung, Installation und Inbetriebnahme
- kein Identifikationsmedium in Form von Ausweisen, RFID-Transponder usw. erforderlich
- keine Wegezeiten zu den Terminals
- geringerer Zeitaufwand zur Durchführung der Buchungen
- kein Schulungsaufwand für die Bedienung von Spezial-Terminals
- Einsatz auf PC, IPC, Tablet, Smartphone möglich
1 Software-Terminal auf dem Smartphone
2 Software-Terminal auf einem Industrie-PC mit Touch-Screen und RFID-Leser
6.2.1 Erfassung (Realtime)
Im Rahmen des Customizing können für die Gestaltung und den Ablauf dieser Funktion folgende relevante Features festgelegt werden:
- welche Funktionsschaltflächen aktiviert werden sollen
- ob Nachmeldungen erlaubt sind
- ob Buchungen gelöscht werden dürfen (rotes X)
- für wieviel Werktage in der Vergangenheit Buchungen nachbearbeitet werden dürfen
- ob der Genehmigungs-Workflow aktiv sein soll
- dass nur die Nachmeldungen den Workflow auslösen
- ob bei einer neuen Buchung auch der Vorgesetzte des Vorgesetzten per Email informiert werden soll
Die Identifizierung des Mitarbeiters für die Datenerfassung hat bereits über den Anmeldedialog stattgefunden, sodass keine erneute Erfassung der Personal-Nr. für den Buchungsvorgang erfolgen muss.
Danach wird jeder Buchung neben dem aktuellen Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) und der Meldungsart (Kommen, Gehen, Gehen mit Grund oder Kostenstellenwechsel) auch die Personal-Nr. zugefügt. Der gewünschte Fehlzeitgrund wird über ein Drop-Down-Menü aus einer vom Anwender definierten Liste ausgewählt. Ist die Auswahl vollständig, wird die entsprechende Funktionsschaltfläche angeklickt und der generierte Datensatz wird von der betreffenden obserwer-Software geprüft, verarbeitet und in der Datenbank abgespeichert. Eventuelle Fehlermeldungen oder Informationen werden in der Meldungszeile angezeigt.
Zusätzlich wird die erfasste Buchung im Buchungsprotokoll aufgenommen.
Hat der Anwender die Funktionen mit ESS und Meldungsworkflow erworben, so wird die Zeile gelb unterlegt und die Spalte Status auf beantragt gesetzt. In der Spalte Löschen ist das rote X aktiviert und durch Anklicken kann die Buchung gelöscht werden.
6.2.2 Employee Self Service (ESS): Nacherfassung
Neben der oben beschriebenen Möglichkeit der Online-Erfassung bietet das System eine weitere Funktionalität, die besonders im Rahmen des ESS von enormem Nutzen ist. Denn durch das Setzen eines Häkchens im Feld Nachmeldung kann der angemeldete Mitarbeiter selbst fehlende oder falsche Buchungen ergänzen bzw. korrigieren. Dazu sind die Eingabefelder für Datum und Uhrzeit freigeschaltet. Pro Kalendertag können mehrere Buchungen erfasst werden. Das Nachmelden ist insbesondere für Montage- oder Service-Mitarbeiter hilfreich, wenn diese erst nach mehreren Tagen wieder Zugriff auf einen PC, Laptop oder Smartphone mit Internetanbindung haben, um ihre Arbeitszeiten nachzutragen.
Durch das Setzen eines Häkchens im Feld Vorgesetzten bei einer Buchung zusätzlich per E-Mail informieren kann spezifiziert werden, dass dem Vorgesetzten/Leiter des Mitarbeiters eine E-Mail zugeschickt wird. Dies setzt voraus, dass im Personenstammsatz des Mitarbeiters die E-Mailadresse des Vorgesetzten hinterlegt ist, was im Beispielfall wohl nicht zutraf, wie der Meldung in der Dialogzeile zu entnehmen ist.
6.2.3 Workflow: Buchungen bearbeiten
Diese Funktion ist eine Leiterfunktion, die dem Vorgesetzten des Mitarbeiters im Rahmen des Workflow zur Genehmigung von Buchungen und Nachmeldungen vorbehalten ist. Macht der Vorgesetzte bei der Personenauswahl keine weiteren Einschränkungen, werden im unteren Protokollbereich die genehmigungspflichtigen Meldungen aller Mitarbeiter angezeigt. Zur zeitlichen Einschränkung kann ein Zeitfenster definiert werden, das defaultmäßig am Anfang des Jahres beginnt und am aktuellen Tag endet. Zur weiteren Reduzierung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden. Im Drop-Down-Menü Person kann er jetzt einzelne Personen auswählen, die zudem noch nach dem Namen gefiltert werden können. Der Mitarbeiterkreis, für den ein jeder Leiter zuständig ist, wird im Standard über sogenannte Zugriffscodes definiert. Ein Häkchen im Feld nur Mitarbeiter …. bewirkt, dass die Leiter nur für die Mitarbeiter zuständig sind, die in ihrem Personenstammsatz ihn als Vorgesetzten oder Stellvertreter eingetragen haben.
In den beiden letzten Spalten der Tabelle kann der Leiter jetzt die Buchungen einzeln ablehnen oder genehmigen. Um die Bearbeitung zu erleichtern stehen noch zwei Buttons, sog. All-Operatoren, zur Verfügung, mit denen alle angezeigten Meldungen auf einmal genehmigt oder abgelehnt werden können.
Sollte die Stempelkarte nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.