AN mit Schicht:           Person ist anwesend. Die Schicht hat bereits begonnen (dunkelgrün).

AN ohne Schicht:        Person ist anwesend. Die Schicht hat noch nicht begonnen oder ist bereits
beendet (hellgrün).

AB mit Schicht:           Person ist abwesend. Die Schicht hat bereits begonnen (dunkelrot).

AB ohne Schicht:        Person ist abwesend. Die Schicht hat noch nicht begonnen oder ist bereits
beendet (hellrot).

AB mit Grund:             Person ist abwesend. Der Grund ist z. B. Urlaub (gelb).

Pause:                         Person ist abwesend während der Schicht. Der Grund ist möglicherweise eine Pause.

Abwesenheitsanalyse, Frauenquote und Videoclip

Rechts neben der Stempeluhr werden in Form eines Kuchendiagramms die in der Stempeluhr registrierten Abwesenheitsgründe weiter aufgeschlüsselt. Aus dem Kuchendiagramm darunter kann die Frauenquote des Unternehmens abgelesen werden. In beiden Diagrammen werden sowohl die absoluten Zahlenwerte als auch die prozentualen Anteile angegeben. Im unteren Panel wird beispielhaft auf die Möglichkeit aufmerksam gemacht, zu Support- oder Schulungszwecken Videoclips abzuspielen.

Abbildung 6: Abwesenheitsanalyse, Frauenquote und Videoclip

Im mittleren oberen Bereich des DB sind 5 Panels angeordnet, die an die Organisation und den Ablauf der konventionellen mechanischen Zeiterfassung erinnern. Rechts befinden sich in einem sog. Schuppenkasten die Stempelkarten (hier Kacheln) der abwesenden Personen. Bei Schichtbeginn wird die Stempelkarte entnommen. Durch Einführen der Stempelkarte in die Stempeluhr wird diese mit dem „Kommt-Stempel“ versehen. Danach wird die Karte in den Schuppenkasten der anwesenden Personen gesteckt. Bei Schichtende ist der Ablauf entsprechend umgekehrt und die Karte mit dem „Geht-Stempel“ versehen und landet wieder in dem Schuppenkasten der Abwesenden Personen.

Die digitale Stempelkarte

Hier befinden sich die abwesenden Personen im rechten Statustableau und die anwesenden im linken Statustableau. Jede Kachel repräsentiert genau eine Person, die abhängig von ihrem Status farblich unterschiedlich eingefärbt ist. Farbe und Position der Kachel ändern sich automatisch auf Grund der fortschreitenden Zeit und der eintreffenden Zeiterfassungsmeldungen.

Abbildung 4: Die digitale Stempeluhr

Auf der Kachel befinden sich der Personennachname, Datum und Uhrzeit der letzten Kommt-/Gehtmeldung sowie die Information, ob gerade eine Schicht läuft oder nicht. Da die Kacheln in Abhängigkeit von der Anzahl der darzustellenden Personen beliebig klein werden können, besteht durch Anklicken einer Kachel die Möglichkeit, die Beschriftung zu vergrößern. Über den integrierten Link lassen sich ebenfalls Details zu der betreffenden Person abrufen.

6.4.1 Stempelkarten

Diese Funktion zählt zu den Leiterfunktionen, in der sich der angemeldete Vorgesetzte seine eigenen und die Zeitbuchungen der ihm unterstellten Mitarbeiter für den aktuellen oder die vergangenen Kalendermonate anschauen kann. Zur Einschränkung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden.

Der Aufbau dieser Auskunftsfunktion wurde dem der konventionellen Stempelkarte nachempfunden, was erheblich zum Verständnis und zur Transparenz beiträgt. Diese „digitale Stempelkarte“ hat natürlich noch weitere enorme Vorteile bezüglich des Umfangs und der Präsentation der Informationen. Wochenenden werden farblich abgesetzt, Tage mit fehlerhaften oder fehlenden Buchungen sowie Abweichungen von den Sollwerten werden rot gekennzeichnet usw. Der Ausgabeumfang der Stempelkarte kann durch Setzen eines Häkchens im entsprechenden Feld noch um die stornierten und ungenehmigten Buchungen erweitert werden. Damit können eventuelle Unklarheiten geklärt werden.

Wurden zwischenzeitlich unter Erfassung Buchungen oder Nachmeldungen korrigiert, eingefügt oder gelöscht, so sind diese zwar im Protokoll sichtbar, jedoch wurden die entsprechenden Konten noch nicht automatisch aktualisiert. Dies kann durch Betätigen der Schaltfläche Neu berechnen (Bewerten) erzwungen werden. Diese Schaltfläche kann auf Kundenwunsch freigeschaltet werden.

Die gelbe Zeile unter der Stempelkarte ist eine Summenzeile für die monatlich aufgelaufenen Soll- und Istwerte und deren Differenz bzw. Saldo.

Sollte die Stempelkarte nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

Unterhalb der Stempelkarte schließt sich eine Tabelle an, in der die Summen verschiedener Zeitkonten für den – ggf. auch noch nicht abgeschlossenen – Monat angegeben werden. Auch diese Funktionalität ist kundenspezifisch aktivierbar.

Im Rahmen des Customizing kann weiterhin festgelegt werden,

• ob die Fehlzeitgründe, das Jahresarbeitszeitkonto (JAZ) und das Mehrarbeitssaldo (MEAS) in der Stempelkarte angezeigt werden sollen
• ob stornierte Einträge erscheinen sollen. Diese sind dann durchgestrichen.
• ob Buchungen von bestimmten Bearbeitern gesondert markiert werden sollen
• Namen der Bearbeiter, deren Buchungen nicht gesondert markiert werden sollen

6.4.2 Abwesenheitskalender

Diese Funktion zählt zu den Leiterfunktionen, in der sich der angemeldete Vorgesetzte seine eigenen und die Kalender der ihm unterstellten Mitarbeiter für den aktuellen oder die vergangenen Kalenderjahre anschauen kann. Zur Einschränkung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden.

Im  Abwesenheitskalender (Urlaubs- oder  Fehlzeitkalender) kann sich der angemeldete Leiter nicht nur einen detaillierten jahresbezogenen Überblick über seinen Urlaub sondern auch über seine sonstigen Abwesenheiten verschaffen.
 Diese Kalender kann er auch für die in seine Zuständigkeit fallenden Mitarbeiter tun. Hierzu sind in den entsprechenden Elementen des Jahreskalenderblatts die Tageszahlen mit dem entsprechenden Kürzel des Fehlzeitgrundes eingetragen. Welche Fehlzeitgründe im Kalender angezeigt werde, kann vom Kunden individuell bestimmt werden. Wieviel Jahre in der Vergangenheit und in der Zukunft abgefragt werden dürfen, kann der Kunde ebenfalls über Parameter bestimmen. Durch Navigieren des Cursors über das Element werden der Kalendertag im Format TT.MM.JJJJ, der Bearbeitungsstatus und der Klartext zu dem Kürzel eingeblendet.

Die Tageselemente sind farblich entsprechend der Legende gekennzeichnet, die am Ende des Kalenderblatts durch Klicken auf Legende und Einstellungen aufgerufen werden kann. Hier kann auch ausgewählt werden, welche Bearbeitungszustände der Fehlzeiten gekennzeichnet werden sollen. Der Bearbeitungszustand vorl. genehmigt wird verwendet, wenn ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren vom Kunden aktiviert wurde. Weiterhin wird hier festgelegt, ob und welche Sondertage gekennzeichnet werden sollen.

Damit die Änderungen im Kalender wirksam werden, wird die Schaltfläche Aktualisieren angeklickt.

6.4.3 Stempeluhr

Diese Funktion zählt zu den Leiterfunktionen, in der sich der angemeldete Vorgesetzte seine eigenen und die Stempeluhren der ihm unterstellten Mitarbeiter für den aktuellen oder die vergangenen Kalendermonate anschauen kann. Aus Datenschutzgründen und zur Einschränkung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden. Sollte die Stempeluhr nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

Die Stempeluhr ist eine reine Informationsfunktion. Ihr Aufbau wurde dem der konventionellen mechanischen Stempeluhr mit Stempelkarten nachempfunden, was erheblich zum Verständnis und zur Transparenz beiträgt. Diese „digitale Stempeluhr“ hat bezüglich Aktualität und Informationsgehalt weitere Vorteile. Dadurch, dass die über die dezentrale Terminalperipherie (online) erfassten Meldungen direkt (realtime) verarbeitet werden, liefert diese Funktion – wie ein elektronisches An-/Abwesenheitstableau – jederzeit einen schnellen, aktuellen Überblick über die anwesenden und abwesenden Mitarbeiter, die im Verantwortungsbereich des jeweiligen Leiters arbeiten.

Im linken Teil der Tabelle werden alle Mitarbeiter angezeigt, die momentan anwesend sind. Dies wird zusätzlich mit einem grünen Kreis in der ersten Spalte angezeigt. Daneben werden die Personalnummer und der Name des Mitarbeiters angezeigt. Außerdem ist ersichtlich, wie lange und seit welcher Uhrzeit die Person schon anwesend ist. Im rechten Teil der Tabelle werden alle Mitarbeiter aufgelistet, die momentan abwesend sind. Dies wird zusätzlich mit einem roten Kreis in der ersten Spalte angezeigt. Falls ein Grund für die Abwesenheit angegeben wurde, wird dieser in der zweiten Spalte angezeigt. Der runde Punkt hat dann die Farbe Gelb. Daneben folgen die Personalnummer und der Name des Mitarbeiters. In der letzten Spalte wird bei Abwesenheiten am gleichen Tag der Buchungszeitpunkt und bei längerer Abwesenheit die Abwesenheit in Tagen angegeben. Bewegt man den Cursor über die Spalte gebucht, so werden das genaueDatum und Uhrzeit der Buchung im Format TT.MM.JJJJ eingeblendet.

Im Rahmen des Customizing kann festgelegt werden, ob in der Stempeluhr die Spalte Grund mit aufgenommen wird und in welchem Minutenabstand die Stempeluhr sich automatisch aktualisiert.

6.4.4 Saldenliste

Diese Funktion zählt zu den Leiterfunktionen, in der sich der angemeldete Vorgesetzte seine eigenen und die Saldenlisten der ihm unterstellten Mitarbeiter für den aktuellen oder die vergangenen Kalendermonate anschauen kann. Sie ist im Rahmen der Entscheidungsfindung im Antragswesen eine wichtige Orientierungshilfe. Aus Datenschutzgründen und zur Einschränkung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden. Sollte die Stempeluhr nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

Die in den Tabellenspalten aufgeführten Salden haben die folgende Bedeutung bzw. werden nach den folgenden Vorschriften berechnet:

1. Saldo 31.12. 2018                   Saldo zum Monatsletzten des Vormonats
2. Saldo Diff. Jan. ’19                  Saldodifferenz des laufenden Monats
3. Saldo ungekappt                     Summe aus 1. und 2.
4. Kappungen / Abzug                 Kappungen und sonstigen Abzüge im Betrachtungszeitraum
5. Ausbezahlt                             Stunden die im Betrachtungszeitraum monetär abgegolten wurden
6. Saldo 31. 1. 2019                    Stand des Gleitzeitsaldos vom Vortag
7. gepl. Abbau. ab Feb. ’19          geplanter Abbau des Saldos im laufenden Jahr
8. dann noch abzubauen              Spalte 6. minus Spalte 7.
9. genehmigen                           Schaltfläche zum Öffnen des Genehmigungsdialogs

Die Spalten 1 und 6 Saldo können mit einer Ampelfunktion ausgestattet sein, deren Schwellwerte der Kunde festlegen und ändern kann.

Die Spalte genehmigen ist mit einer Schaltfläche (Haken) versehen, nach deren Betätigung sich ein Popup-Fenster öffnet, in dem der Vorgesetzte oder Personalverantwortliche festlegen kann, wie viele Überstunden dem Mitarbeiter ausbezahlt werden. Dabei kann er sich zunächst an der farblichen Markierung des Hakens orientieren, die sich auf die monatlichen Kappungsgrenzen des Gleitzeitsaldos aus der Einzelschicht bezieht:

• grün bedeutet: das Saldo zum letzten Tag des Vormonats ist höher als die in der Einzelschicht festgelegte Kappungsgrenze. Maximal können die angezeigten Stunden zur Auszahlung genehmigt werden
• gelb bedeutet: das Saldo zum letzten Tag des Vormonats ist kleiner als die in der Einzelschicht festgelegte Kappungsgrenze
• leer bedeutet: das Saldo zum letzten Tag des Vormonats ist negativ und es können keine Überstunden zur Auszahlung genehmigt werden

Diese Problematik lässt sich durch den Einsatz einer digitalen Workflow-Lösung beheben. Sie ist dadurch gekennzeichnet, dass häufig wiederkehrende – auch komplexe – Arbeitsabläufe von Geschäftsprozessen IT-gestützt abgewickelt werden können. Die Prozesse lassen sich vereinfachen, beschleunigen und ggf. sogar automatisieren. Voraussetzung ist eine gut strukturierte Abbildung der Arbeitsabläufe, die verbindliche Festlegung der Kommunikationswege und die geschickte Einbindung der verantwortlichen Unternehmenshierarchie.

Das Ergebnis ist eine hohe Transparenz durch den Blick auf den jederzeit aktuellen Bearbeitungsstatus und die daraus resultierende Priorität des Vorgangs. Dadurch, dass diese Informationen zentral allen Beteiligten zugänglich sind, wird ein gewisses „Ziehen“ und „Drücken“ des Vorgangs möglich, was sich wiederum positiv auf das Zeitverhalten des Vorgangs und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern auswirkt. Der digitale Workflow spart den Mitarbeitern, den Vorgesetzten und der Personalabteilung Zeit und Ärger. Gleichzeitig werden die Geschäftsprozesse rationalisiert, standardisiert und transparenter.

OBS bietet mit dem Modul webTime den digitalen Workflow in Verbindung mit dem ESS an, um die Genehmigung von Nahmeldungen in der Zeiterfassung und Anträgen verschiedener Kategorien IT-gestützt abzuwickeln.

6.3.1 Employee Self Service (ESS): Anträge stellen

Mit dieser Funktion initiiert der angemeldete Mitarbeiter (Mitarbeiterrolle) im Rahmen des ESS quasi den Auftakt des Workflows für das Genehmigungsverfahren von Anträgen, indem er seine Urlaubswünsche und sonstigen Abwesenheiten einplant. Dazu wird eine Bildschirmmaske zur Verfügung gestellt, in die der Mitarbeiter im oberen linken Teil das Zeitfenster seiner geplanten Abwesenheit durch Anklicken des betreffenden Tageselementes auswählen kann. Das gewählte Zeitfenster wird synchron auch im rechten oberen Teil der Bildschirmmaske angezeigt und kann dort auch direkt eingegeben bzw. modifiziert werden. Zu einem vollständigen Antrag gehört ggf. auch, dass der Mitarbeiter den Mitarbeiter oder die Mitarbeiter benennt, die ihn während der Abwesenheit vertreten können. Der Grund für die Abwesenheit wird über das Drop-Down-Menü spezifiziert. Optional können im Textfeld Bemerkung nähere Einzelheiten (z.B. reif für die Insel) eingegeben werden. Nach Betätigen der Schaltfläche Beantragen werden die Eingaben auf Plausibilität geprüft. Fällt die Prüfung negativ aus besteht, die Möglichkeit der Korrektur.

Sind die Eingaben korrekt, wird der Antrag in die tabellarische Übersicht in den unteren Bereich der Bildschirmmaske übernommen. Hier besteht nochmals die Möglichkeit, den aktuellen oder auch die bereits gestellten Anträge durch Anklicken des roten X in der Spalte Löschen zu annullieren. Sollte die Bildschirmmaske nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren gedrückt werden. Durch Setzen eines Häkchens im Feld Vergangene Anträge anzeigen können im Tabellenteil auch weiter zurückliegende Anträge angezeigt werden. Wird der Cursor über die Inhalte der Spalten Bearbeiter und Vertreter bewegt, so wird im ersten Fall auch der Nachname des Bearbeiters eingeblendet und im zweiten Fall werden die Personal-Nr. sowie Vor- und Nachname eingeblendet.

Im Kalenderteil sind die Tageselemente und im Tabellenteil die Spalte Status farblich entsprechend der Legende gekennzeichnet, die am Ende des Kalenderblatts durch Klicken auf Legende und Einstellungen aufgerufen werden kann. Hier kann auch ausgewählt werden, welche Bearbeitungszustände der Fehlzeiten gekennzeichnet werden sollen. Der Bearbeitungszustand vorl. genehmigt wird verwendet, wenn ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren vom Kunden aktiviert wurde. Weiterhin wird hier festgelegt, ob und welche Sondertage gekennzeichnet werden sollen. Damit die Änderungen im Kalender wirksam werden, wird die Schaltfläche Aktualisieren angeklickt. Im Rahmen des Customizing können für die Gestaltung und den Ablauf dieser Funktion folgende relevante Features festgelegt werden:

• ob den Mitarbeitern die Grobplanung (GRO) des Jahresurlaubs ermöglicht werden soll
• ob die Eingabe des Vertreters obligatorisch ist
• ob die Eingabefelder für die Vertreter überhaupt in der Maske erscheinen
• Vertreter aus einer Drop-Down-Liste (ggf. maximal vier) ausgewählt oder explizit in einem Textfeld eingegeben werden müssen
• Vertreter auch aus anderen Abteilungen eingesetzt werden dürfen
• die Grobplanung des Jahresurlaubs (GRO) kann auf Knopfdruck in einen Antrag auf echten Jahresurlaub (URL) umgewandelt werden

3 mobile Abwesenheitsplanung mit dem Smartphone

6.3.2 Workflow: Anträge bearbeiten

Diese Funktion ist eine Leiterfunktion, die dem Vorgesetzten des Mitarbeiters im Rahmen des Workflow zur Genehmigung von Anträgen vorbehalten ist. Sobald sich der Vorgesetzte angemeldet hat, bekommt er in der Bildschirmmaske oben rechts den Hinweis, ob für ihn Anträge zur Bearbeitung anstehen.

Die Bildschirmmaske zur Bearbeitung der Anträge ist zweigeteilt. Sie teilt sich in einen Kopfteil und in einen unteren Tabellenteil auf. Im linken Kopfteil kann die zeitliche Einschränkung vorgenommen werden und im rechten Kopfteil kann sich der Vorgesetzte auf Anträge mit einem bestimmten Grund und Bearbeitungsstatus beschränken. Bei der Definition des Zeitfensters kann der Vorgesetzte sich entscheiden, ob das Zeitfenster sich auf die Zeitpunkte der Fehlzeit bezieht oder ob das Antragsdatum im eingegebenen Zeitraum liegen muss. Das Zeitfenster beginnt defaultmäßig am Anfang des laufenden Jahres und endet am letzten Tag des darauffolgenden Jahres. Zur weiteren Reduzierung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden. Der Mitarbeiterkreis, für den ein jeder Leiter zuständig ist, wird im Standard über sogenannte Zugriffscodes definiert. Ein Häkchen im Feld nur Mitarbeiter …. bewirkt, dass die Leiter nur für die Mitarbeiter zuständig sind, die in ihrem Personenstammsatz ihn als Vorgesetzten oder Stellvertreter eingetragen haben.

Sollte die Stempelkarte nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren gedrückt werden.

Im unteren Teil der Bildschirmmaske erscheinen nun die nach den festgelegten Auswahlkriterien selektierten Anträge. Aus der Statusspalte geht der Bearbeitungsstand der Anträge hervor. Die farbliche Hinterlegung folgt  der oben schon beschriebenen Legende. Bewegt man den Cursor über die Spalte Grund, so wird der Klartext zu dem entsprechenden Kürzel eingeblendet. In den Spalten Abl. für Ablehnen und An. für Annehmen trifft der Vorgesetzte durch Klick auf das X oder auf das OK-Symbol seine Entscheidung. Vor seiner Entscheidung hat er noch die Möglichkeit im Feld Begründung vor der Tabelle oben rechts einen erklärenden Text für seine Entscheidung einzugeben. Im Rahmen des Customizing kann festgelegt werden, ob der Text nach jeder Entscheidung gelöscht wird oder für die nächste Entscheidung wieder zur Verfügung steht.

Um kompetent entscheiden zu können, hat er zum einen die Möglichkeit, sich weitere Informationen zu der Urlaubssituation des Mitarbeiters einzuholen, indem er in der Namen-Spalte auf das eingekreiste i klickt.

Zum anderen bewirkt ein Klick auf das Kalendersymbol in der letzten Spalte Link, dass er zur Abwesenheitsübersicht/Fehlzeitübersicht weitergeleitet wird, aus der die Gesamtsituation der Abwesenheiten seines Verantwortungsbereichs hervorgeht und im nächsten Unterpunkt detaillierter beschrieben wird.

Die folgende Abbildung zeigt schematisch, welche Zustände ein Antrag im Laufe des Genehmigungsprozesses – auch über mehrere Ebenen – einnehmen kann.

6.3.3 Abwesenheitsübersicht

Die Fehlzeitübersicht gehört in erster Linie zu den Leiterfunktionen und ist im Rahmen der Entscheidungsfindung im Antragswesen eine wichtige Orientierungshilfe. Wird diese Funktion von normalen Mitarbeitern aufgerufen, kann zum Schutz der Privatsphäre über Parameter eingestellt werden, ob die Abwesenheitsgründe der Kollegen im Klartext erscheinen oder „ausgeixt“ werden.

Die zeitliche Begrenzung erfolgt in einem oder mehreren Monatsschritten. Voreingestellt ist der aktuelle Monat mit einer Schrittweite von einem Monat. Die Auswahl der Mitarbeiter kann durch die Drop-Down-Menüs für die Unternehmensstruktur (Abteilung, Kostenstelle und Personengruppe) eingeschränkt werden. Sollte die Fehlzeitübersicht nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

In der sich anschließenden Tabelle werden im linken Teil die identifizierenden Daten und wichtige Kontoinformationen der ausgewählten Mitarbeiter aufgeführt. Zum Zwecke der Übersichtlichkeit kann oberhalb der Tabelle in 5er-Schritten eingestellt werden, wieviel Mitarbeiter pro Seite angezeigt werden sollen.

Im rechten Teil der Tabelle sind zeilenweise pro Mitarbeiter die Fehlzeitkürzel in den Kalenderelementen eingetragen. Mittels horizontalem Slider kann innerhalb des definierten Kalenderumfangs navigiert werden.

Bewegt man den Cursor über die Kalendertage mit dem Kürzel, so wird der Klartext zu dem entsprechenden Kürzel eingeblendet. Die farbliche Hinterlegung der Kürzel folgt wiederum der oben schon beschriebenen Legende. Beim Ausdrucken der Fehlzeitübersicht kann die Font Größe auf Klein, Mittel und Groß eingestellt werden.

6.3.4 Urlaubsliste

Die Urlaubsliste gehört zu den Leiterfunktionen und ist im Rahmen der Entscheidungsfindung im Antragswesen eine wichtige Orientierungshilfe. Die Auswahl der Mitarbeiter kann durch die Drop-Down-Menüs für die Unternehmensstruktur (Abteilung, Kostenstelle und Personengruppe) eingeschränkt werden. Sollte die Urlaubsliste nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

In der sich anschließenden Tabelle werden im linken Teil die identifizierenden Daten der ausgewählten Mitarbeiter und deren Zugehörigkeit zu den Bereichen der Unternehmensorganisation aufgeführt.

Bewegt man den Cursor über den Inhalt der Spalte Anspruch, so wird die Formel eingeblendet, nach der sich der Urlaubsanspruch errechnet:

            Anspruch = Regulärer Urlaub + Sonderurlaub + Resturlaub

Danach folgen die übrigen Urlaubskonten und der aktuelle Saldo (siehe hierzu auch Unterpunkt: Konten).

Zielgruppe für das virtuelle Software-Terminal sind vornehmlich solche Unternehmen und Institutionen, in denen die Arbeitsplätze oder Arbeitsplatzgruppen über einen PC-Anschluss mit Internet- bzw. Intranet-Zugang verfügen. Hierzu gehören z. B. Behörden, Verwaltungen, Institute, Versicherungen, Ingenieurbüros und Kanzleien. Ohne zusätzliche Kosten für die meist teuren Leserterminals, Ausweise und Verkabelung lassen sich dann in Verbindung mit unseren Softwaremodulen kostengünstige Personalzeitmanagementlösungen realisieren.

Hier die wesentlichen Vorteile:

• kein Installationsaufwand
• keine Erfassungsperipherie in Form von Spezialterminals notwendig
• keine zusätzliche Hardwarewartung
• keine weiteren Kosten für Verkabelung, Installation und Inbetriebnahme
• kein Identifikationsmedium in Form von Ausweisen, RFID-Transponder usw. erforderlich
• keine Wegezeiten zu den Terminals
• geringerer Zeitaufwand zur Durchführung der Buchungen
• kein Schulungsaufwand für die Bedienung von Spezial-Terminals
• Einsatz auf PC, IPC, Tablet, Smartphone möglich

1 Software-Terminal auf dem Smartphone

2 Software-Terminal auf einem Industrie-PC mit Touch-Screen und RFID-Leser

6.2.1 Erfassung (Realtime)

Im Rahmen des Customizing können für die Gestaltung und den Ablauf dieser Funktion folgende relevante Features festgelegt werden:

• welche Funktionsschaltflächen aktiviert werden sollen
• ob Nachmeldungen erlaubt sind
• ob Buchungen gelöscht werden dürfen (rotes X)
• für wieviel Werktage in der Vergangenheit Buchungen nachbearbeitet werden dürfen
• ob der Genehmigungs-Workflow aktiv sein soll
• dass nur die Nachmeldungen den Workflow auslösen
• ob bei einer neuen Buchung auch der Vorgesetzte des Vorgesetzten per Email informiert werden soll

Die Identifizierung des Mitarbeiters für die Datenerfassung hat bereits über den Anmeldedialog stattgefunden, sodass keine erneute Erfassung der Personal-Nr. für den Buchungsvorgang erfolgen muss.

Danach wird jeder Buchung neben dem aktuellen Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) und der Meldungsart (Kommen, Gehen, Gehen mit Grund oder Kostenstellenwechsel) auch die Personal-Nr. zugefügt. Der gewünschte Fehlzeitgrund wird über ein Drop-Down-Menü aus einer vom Anwender definierten Liste ausgewählt. Ist die Auswahl vollständig, wird die entsprechende Funktionsschaltfläche angeklickt und der generierte Datensatz wird von der betreffenden obserwer-Software geprüft, verarbeitet und in der Datenbank abgespeichert. Eventuelle Fehlermeldungen oder Informationen werden in der Meldungszeile angezeigt.

Zusätzlich wird die erfasste Buchung im Buchungsprotokoll aufgenommen.

Hat der Anwender die Funktionen mit ESS und Meldungsworkflow erworben, so wird die Zeile gelb unterlegt und die Spalte Status auf beantragt gesetzt. In der Spalte Löschen ist das rote X aktiviert und durch Anklicken kann die Buchung gelöscht werden.

6.2.2 Employee Self Service (ESS): Nacherfassung

Neben der oben beschriebenen Möglichkeit der Online-Erfassung bietet das System eine weitere Funktionalität, die besonders im Rahmen des ESS von enormem Nutzen ist. Denn durch das Setzen eines Häkchens im Feld Nachmeldung kann der angemeldete Mitarbeiter selbst fehlende oder falsche Buchungen ergänzen bzw. korrigieren. Dazu sind die Eingabefelder für Datum und Uhrzeit freigeschaltet. Pro Kalendertag können mehrere Buchungen erfasst werden. Das Nachmelden ist insbesondere für Montage- oder Service-Mitarbeiter hilfreich, wenn diese erst nach mehreren Tagen wieder Zugriff auf einen PC, Laptop oder Smartphone mit Internetanbindung haben, um ihre Arbeitszeiten nachzutragen.

Durch das Setzen eines Häkchens im Feld Vorgesetzten bei einer Buchung zusätzlich per E-Mail informieren kann spezifiziert werden, dass dem Vorgesetzten/Leiter des Mitarbeiters eine E-Mail zugeschickt wird. Dies setzt voraus, dass im Personenstammsatz des Mitarbeiters die E-Mailadresse des Vorgesetzten hinterlegt ist, was im Beispielfall wohl nicht zutraf, wie der Meldung in der Dialogzeile zu entnehmen ist.

6.2.3 Workflow: Buchungen bearbeiten

Diese Funktion ist eine Leiterfunktion, die dem Vorgesetzten des Mitarbeiters im Rahmen des Workflow zur Genehmigung von Buchungen und Nachmeldungen vorbehalten ist. Macht der Vorgesetzte bei der Personenauswahl keine weiteren Einschränkungen, werden im unteren Protokollbereich die genehmigungspflichtigen Meldungen aller Mitarbeiter angezeigt. Zur zeitlichen Einschränkung kann ein Zeitfenster definiert werden, das defaultmäßig am Anfang des Jahres beginnt und am aktuellen Tag endet. Zur weiteren Reduzierung des Ausgabeumfangs kann eine Verdichtung über die Unternehmensorganisation (Abteilung, Kostenstelle, Personengruppe) vorgenommen werden. Im Drop-Down-Menü Person kann er jetzt einzelne Personen auswählen, die zudem noch nach dem Namen gefiltert werden können. Der Mitarbeiterkreis, für den ein jeder Leiter zuständig ist, wird im Standard über sogenannte Zugriffscodes definiert. Ein Häkchen im Feld nur Mitarbeiter …. bewirkt, dass die Leiter nur für die Mitarbeiter zuständig sind, die in ihrem Personenstammsatz ihn als Vorgesetzten oder Stellvertreter eingetragen haben.

In den beiden letzten Spalten der Tabelle kann der Leiter jetzt die Buchungen einzeln ablehnen oder genehmigen. Um die Bearbeitung zu erleichtern stehen noch zwei Buttons, sog. All-Operatoren, zur Verfügung, mit denen alle angezeigten Meldungen auf einmal genehmigt oder abgelehnt werden können.

Sollte die Stempelkarte nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

6.1.1 Konten

Hierzu gehören diverse Konten, die im unteren linken Bereich der Anwendung angezeigt werden.

• aktueller Saldo: mein Überstunden-Saldo vom Vortag
  
  

Für den Urlaub werden für das laufende und optional auch das darauffolgende Jahr jeweils 6 unterschiedliche Konten angezeigt:

• Anspruch: mein Urlaubsanspruch in Tagen im aktuellen Jahr zuzüglich der Resturlaubtage des vergangenen Jahres
• genommen:mein genommener Urlaub im aktuellen Jahr bis zum heutigen Tag inklusive Rest- und Sonderurlaub
• nicht genommen: mein nicht genommener Urlaub im aktuellen Jahr inklusive Rest- und Sonderurlaub
• beantragt: mein beantragter Urlaub im aktuellen Jahr
• genehmigt: mein genehmigter Urlaub im aktuellen Jahr, der per Antragsworkflow oder direkt durch die HR-Abteilung genehmigt wurde.
• unverplant: mein unverplanter Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr

Im Rahmen des Customizing kann festgelegt werden, ob auch

• das Mehrarbeitssaldo (MEAS),
• das Jahresarbeitszeitkonto (JAZ),
• vorläufig genehmigter Urlaub und
• der Zusatzurlaub

angezeigt werden sollen.

6.1.2 Buchungsprotokoll

Das Buchungsprotokoll zeigt für den angemeldeten Mitarbeiter in zeitlicher Reihenfolge alle an einem auswählbaren Tag im Rahmen des Personalzeitmanagement erfassten Buchungen. In den Spalten werden neben Datum und Uhrzeit auch die Abkürzungen für die Meldungsart angegeben:

• KOMM steht für Kommen
• GEHT für Gehen
• KSTW für Kostenstelle wechseln/erfassen
• FEZA für den Anfang einer Fehlzeit

Bei einer FEZA-Buchung wird in der Spalte Grund/Kost das Kürzel für den Fehlzeitgrund angegeben, das vom Kunden frei gewählt (Customizing) werden kann und vom Mitarbeiter bei der Erfassung der Meldung eingegeben werden muss. Die Spalte Bezeichnungenthält den Klartext für das Fehlzeit-Kürzel.

Die letzte Spalte gibt Auskunft über den Bearbeitungsstatus der Meldung, der insbesondere dann gesetzt wird, wenn es sich um Nachmeldungen des Mitarbeiters handelt, die im Rahmen des Workflows: Employee-Self-Service vom Vorgesetzten/Leiter noch zu bearbeiten sind. Zudem ist das Statusfeld unterschiedlich eingefärbt Es werden die folgenden Bearbeitungszustände unterschieden:

• gelb:    Buchung zur Genehmigung beantragt
• grün:    Buchung genehmigt
• rot:       Buchung abgelehnt

6.1.3 Stempelkarte

In dieser Funktion kann sich der angemeldete Mitarbeiter seine Zeitbuchungen für den aktuellen oder einen vergangenen Kalendermonat anschauen. Der Aufbau dieser Auskunftsfunktion wurde dem der konventionellen Stempelkarte nachempfunden, was erheblich zum Verständnis und zur Transparenz beiträgt. Diese „digitale Stempelkarte“ hat natürlich noch weitere enorme Vorteile bezüglich des Umfangs und der Präsentation der Informationen. Wochenenden werden farblich abgesetzt, Tage mit fehlerhaften oder fehlenden Buchungen sowie Abweichungen von den Sollwerten werden rot gekennzeichnet usw. Der Ausgabeumfang der Stempelkarte kann durch Setzen eines Häkchens im entsprechenden Feld noch um die stornierten und ungenehmigten Buchungen erweitert werden. Damit können eventuelle Unklarheiten geklärt werden.

Wurden zwischenzeitlich unter Erfassung Buchungen oder Nachmeldungen korrigiert, eingefügt oder gelöscht, so sind diese zwar im Protokoll sichtbar, jedoch wurden die entsprechenden Konten noch nicht automatisch aktualisiert. Dies kann durch Betätigen der Schaltfläche Neu berechnen (Bewerten) erzwungen werden. Diese Schaltfläche kann auf Kundenwunsch freigeschaltet werden.

Die gelbe Zeile unter der Stempelkarte ist eine Summenzeile für die monatlich aufgelaufenen Soll- und Istwerte und deren Differenz bzw. Saldo.

Sollte die Stempelkarte nach der Änderung der Eingabedaten nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

Unterhalb der Stempelkarte schließt sich eine Tabelle an, in der die Summen verschiedener Zeitkonten für den – ggf. auch noch nicht abgeschlossenen – Monat angegeben werden. Auch diese Funktionalität ist kundenspezifisch aktivierbar.

Im Rahmen des Customizing kann weiterhin festgelegt werden,

• ob die Fehlzeitgründe, das Jahresarbeitszeitkonto (JAZ) und das Mehrarbeitssaldo (MEAS) in der Stempelkarte angezeigt werden sollen
• ob stornierte Einträge erscheinen sollen
• ob Buchungen entsprechend ihrer Herkunft (Zeiterfassungsterminal, Softwareterminal oder Nacherfassung in der Stempelkarte) farblich unterschiedlich markiert werden sollen
• Namen der Bearbeiter, deren Buchungen nicht gesondert markiert werden sollen

6.1.4 Dienstplan

Der Dienstplan stellt tageweise in zeitlicher Abfolge für einen einstellbaren Zeitraum die für den angemeldeten Mitarbeiter vorgesehenen Schichtprogramme dar. Die erste Spalte der Tabelle enthält das laufende Datum, das farblich unterschiedlich gekennzeichnet sein kann:

• blau:    halber Feiertag
• grün:    Feiertag
• rot:       Sonntag
• orange: Samstag

Durch Bewegen des Cursors über das Schichtprogrammkürzel in der Spalte Schicht werden der zugehörige Klartext und die Nettodauer (auch Sollarbeitszeit) der Schicht eingeblendet. Siehe auch SpalteDauer. Die Dauer ergibt sich aus der Differenz von Anfangszeitpunkt (Spalte Von) und Endzeitpunkt (Spalte Bis) der Schicht abzüglich der vorgesehenen Pausenzeiten.

Zur komfortablen Eingabe des Zeitfensters sind im oberen linken Bereich des Fensters oft gebrauchte Zeiträume in der Vergangenheit und Zukunft über das Optionsfeld anklickbar. Wird die Option Zeitintervall ausgewählt, so werden die beiden Datumsfelder unterhalb zur Eingabe freigegeben und es kann ein ganz individuelles Zeitfenster eingegeben werden, das auch in der Vergangenheit beginnen kann und über zwei Monate hinausgeht. In der Spalte Grund sind das Kürzel und die Bezeichnung einer geplanten Abwesenheit eingetragen. Wurde dem Mitarbeiter im Rahmen der Personaleinsatzplanung ein Arbeitsplatz zugewiesen, so ist dieser aus der letzten  Spalte Arbeitsplatz ersichtlich. In der unteren gelben Spalte wird die Gesamtdauer der Schichtzeiten innerhalb des ausgewählten Zeitfensters angegeben.

Sollte der Dienstplan nach dem Wechsel des Zeitfensters nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oben rechts gedrückt werden.

6.1.5 Abwesenheiten

In dieser Funktion kann sich der angemeldete Mitarbeiter jahresweise nach aufsteigendem Datum sortiert seine angefallenen und zukünftigen Abwesenheiten/Fehlzeiten (Urlaub, Dienstreise, Schulung usw.) anzeigen lassen. Für das laufende Jahr besteht zusätzlich die Möglichkeit, ab dem aktuellen Monat die für die Zukunft geplanten Abwesenheiten abzurufen. Sollte sich die Abwesenheitstabelle nach der Änderung der Jahreseingabe nicht automatisch aktualisiert werden, so sollte die Schaltfläche Aktualisieren oberhalb des Tabellenteils rechts gedrückt werden.

Der Tabellenteil enthält in der ersten Spalte den Bearbeitungsstatus der Fehlzeit, der zudem unterschiedlich eingefärbt ist. Der Status der Fehlzeit richtet sich nach der Phase der Bearbeitung des Antrags im Rahmen des Workflows.

Es werden die folgenden Bearbeitungszustände unterschieden:

• gelb:    Fehlzeit beantragt
• grün:    Fehlzeit genehmigt
• rot:       Fehlzeit abgelehnt
• vorl. genehmigt
• Löschen beantragt

6.1.6 Abwesenheitskalender

Im Abwesenheitskalender (Urlaubs- oder  Fehlzeitkalender) kann sich der angemeldete Mitarbeiter nicht nur einen detaillierten jahresbezogenen Überblick über seinen Urlaub sondern auch über seine sonstigen Abwesenheiten verschaffen. Hierzu sind in den entsprechenden Elementen des Jahreskalenderblatts die Tageszahlen mit dem entsprechenden Kürzel des Fehlzeitgrundes eingetragen. Welche Abwesenheitsgründe (Kürzel) im Kalender angezeigt werden, kann vom Kunden individuell bestimmt werden. Wieviel Jahre in der Vergangenheit und in der Zukunft abgefragt werden dürfen, kann der Kunde ebenfalls über Parameter bestimmen. Durch Navigieren des Cursors über das Element werden der Kalendertag im Format TT.MM.JJJJ, der Bearbeitungsstatus und der Klartext zu dem Kürzel eingeblendet.

Die Tageselemente sind farblich entsprechend der Legende gekennzeichnet, die am Ende des Kalenderblatts durch Klicken auf Legende und Einstellungen aufgerufen werden kann. Hier kann auch ausgewählt werden, welche Bearbeitungszustände der Fehlzeiten gekennzeichnet werden sollen. Der Bearbeitungszustand vorl. genehmigt wird verwendet, wenn ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren vom Kunden aktiviert wurde. Weiterhin wird hier festgelegt, ob und welche Sondertage gekennzeichnet werden sollen.

Damit die Änderungen im Kalender wirksam werden, wird die Schaltfläche Aktualisieren angeklickt.

Für jeden Arbeitsplatz kann eine Leistungskennzahl (Leistung in Stunden pro Stück) oder eine Mindestbesetzung definiert werden. Bei der Mindestbesetzung kann zusätzlich zwischen Früh- und Spätschicht unterschieden werden. Die maximale Besetzung dient zur Abgrenzung nach oben.